Projektbudget-Vorlage

Ein Projektbudget ist wie ein Leitfaden, der zeigt, wie viel Geld benötigt wird, wofür es ausgegeben wird und wann es verwendet wird. Beim Erstellen eines Budgets für ein Projekt geht es im Wesentlichen darum, alle mit dem Projekt verbundenen notwendigen Ausgaben zu ermitteln und die Gesamtkosten für alle Aufgaben, Aktivitäten und Meilensteine zu schätzen, die abgeschlossen werden müssen. Die Einbeziehung eines Zeitplans in Ihr Projektbudget ist immer eine gute Idee, da dies dabei hilft, die Ausgaben im Verhältnis zum Projektfortschritt abzuschätzen.

Vorbereitender Schritt: Die Definition des Projektumfangs und die Festlegung der Projektziele sollten abgeschlossen sein, bevor mit der Erstellung des Projektbudgets begonnen wird, da diese für die Identifizierung der Projektgrenzen wichtig sind und dabei helfen, die erforderlichen Ressourcen und die damit verbundenen Kosten zu bestimmen.

Jetzt können wir sehen, welche Schritte beim Erstellen eines Projektbudgets befolgt werden können. Diese sind:

1. Teilen Sie die zu erbringenden Leistungen in kleinere Aufgaben auf. Erstellen Sie dazu eine Liste aller Elemente, die im Rahmen des Projektumfangs geliefert werden müssen, und unterteilen Sie diese dann in kleinere abhängige Aufgaben. So können Sie sicherstellen, dass Ihr Budget alle mit Ihrem Projekt verbundenen versteckten Ausgaben berücksichtigt.

2. Erstellen Sie eine Liste mit Ressourcen. Dazu können Personalressourcen wie Teammitglieder, Auftragnehmer und Lieferanten sowie Ausrüstung, Software und andere Materialien gehören.

3. Schätzen Sie die Kosten jeder Aktivität. Schätzen Sie anhand der Liste der Aufgaben und Ressourcen die Kosten jeder Aktivität. Dazu können Dinge wie Gehälter, Ausrüstungsmieten und Materialkosten gehören. Seien Sie bei Ihren Schätzungen so genau wie möglich und erwägen Sie die Verwendung historischer Daten oder Branchen-Benchmarks als Grundlage für Ihre Schätzungen.

4. Eventualitäten identifizieren. Kein Projekt verläuft genau nach Plan, daher ist es wichtig, potenzielle Risiken zu identifizieren und Eventualitäten zu planen. Dazu können Kosten im Zusammenhang mit Verzögerungen, Änderungen im Umfang oder anderen unerwarteten Ereignissen gehören.

5. Addieren Sie alle geschätzten Kosten und die Eventualverbindlichkeiten, um das Gesamtbudget des Projekts zu erhalten. Um ein vollständiges Bild davon zu erhalten, wie viel Sie für das Projekt benötigen, addieren Sie alle Kosten, nachdem Sie die Kosten für jede Aktivität geschätzt und etwaige Eventualitäten identifiziert haben.

6. Überwachen und analysieren. Sobald das Projekt läuft, müssen Sie den Fortschritt überwachen, die tatsächlichen Kosten mit den geschätzten Kosten vergleichen und etwaige Abweichungen analysieren, um sicherzustellen, dass das Projekt im Einklang mit dem Budget bleibt.

Ein Projektbudget umfasst in der Regel die geschätzten Kosten im Zusammenhang mit der Fertigstellung eines Projekts, Gemeinkosten und Eventualverbindlichkeiten. Zum Beispiel:

• Arbeitskosten – Dies sind die Kosten, die mit der Bezahlung von Mitarbeitern, Auftragnehmern oder Beratern verbunden sind, die an dem Projekt arbeiten. Dazu können Gehälter, Stundenlöhne, Sozialleistungen und andere Vergütungen gehören.

• Ausrüstung, Materialien und Zubehör – Dazu gehören alle Werkzeuge, Materialien oder Materialien, die für das Projekt benötigt werden, wie z. B. Büromaterial, Ausrüstung, Rohmaterialien oder Software.

• Vertrieb, Marketing und Werbung – Wenn das Projekt Marketing oder Werbung erfordert, sollten diese Ausgaben ebenfalls im Budget enthalten sein.

• Gemeinkosten – Dazu gehören indirekte Kosten im Zusammenhang mit dem Projekt, wie Miete, Nebenkosten und Verwaltungskosten.

• Eventualverbindlichkeiten und Sonstiges – Ein Notfallfonds ist eine Mittelreserve, die zur Deckung unerwarteter Ausgaben oder Notfälle, die während des Projekts auftreten können, vorgesehen ist.

• Steuern – Zu guter Letzt sollten Sie die Steuern nicht vergessen. Das Budget sollte auch alle mit dem Projekt verbundenen Steuern und Gebühren enthalten, wie z. B. Umsatzsteuer oder Import-/Exportgebühren.

Budgetierung ist ein Finanzmanagementtool, das Einzelpersonen und Organisationen dabei hilft, ihre Einnahmen und Ausgaben zu planen und zu kontrollieren. Abhängig von den finanziellen Zielen, der Größe und der Komplexität der Vorgänge können verschiedene Budgetierungsmethoden verwendet werden. Die Auswahl einer Budgetierungsmethode kann eine Kombination mehrerer Methoden sein.

Hier sind einige der beliebtesten Budgetierungsmethoden, die von Unternehmen verwendet werden:

1. Inkrementelle Budgetierung – Bei dieser Methode werden inkrementelle Änderungen oder Anpassungen am vorherigen Budget vorgenommen, um erwartete Änderungen im Geschäftsumfeld wie Inflation oder Änderungen im Verkaufsvolumen zu berücksichtigen.

2. Aktivitätsbasierte Budgetierung – Bei dieser Methode wird ein Projektbudget basierend auf den spezifischen Aktivitäten erstellt, die zum Abschluss des Projekts erforderlich sind. Jeder Aktivität werden Kosten zugewiesen, und das Budget wird dann verwendet, um die tatsächlichen Ausgaben für jede Aktivität zu verfolgen.

3. Wertvorschlagsbudgetierung (auch prioritätsbasiert genannt) – Bei dieser Methode wird ein Projektbudget basierend auf dem erwarteten Wert erstellt, den das Projekt für das Unternehmen generieren wird. Dazu können Faktoren wie höhere Umsätze, Kosteneinsparungen oder eine verbesserte Kundenzufriedenheit gehören. Das Budget wird dann verwendet, um den tatsächlichen Wert zu verfolgen, der durch das Projekt generiert wird, und nicht nur die angefallenen Kosten. Ziel dieser Methode ist es, Mehrausgaben zu reduzieren, indem die Ausgaben bewertet und festgestellt werden, ob ihr Nutzen die Kosten übersteigt.

Einzelpersonen nutzen Budgetierungsmethoden, um ihre persönlichen Finanzen zu verwalten. Die Budgetierung kann dabei helfen, Einnahmen und Ausgaben zu verfolgen und Ausgaben zu priorisieren. Zu den beliebten Budgetierungsmethoden für Einzelpersonen gehören:

1. 50/30/20-Budgetierung – Bei dieser Methode verteilen Sie 50 % Ihres Einkommens auf wesentliche Ausgaben wie Miete und Rechnungen, 30 % auf diskretionäre Ausgaben wie Unterhaltung und Restaurantbesuche und 20 % auf Ersparnisse und Schuldentilgung.

2. Umschlagbudgetierung – Bei dieser Methode wird Bargeld für verschiedene Ausgaben wie Lebensmittel, Unterhaltung und Transport in verschiedene Umschläge aufgeteilt und nur das Geld verwendet, das in jedem Umschlag für diese Ausgabenkategorie verfügbar ist.

3. Inkrementelle Budgetierung – Die traditionelle oder inkrementelle Budgetierungsmethode besteht darin, mit einem Basisbudget zu beginnen und im Laufe der Zeit kleine Anpassungen auf der Grundlage von Änderungen bei Einnahmen und Ausgaben vorzunehmen.

Um ein Projekt erfolgreich zu budgetieren, muss der Projektmanager Klarheit über den Projektumfang, die Ressourcenverfügbarkeit und die Risiken haben. Außerdem ist eine gute Kontrolle des Projektplans erforderlich, um Abweichungen schnell zu beheben und die Auswirkungen auf das endgültige Budget so gering wie möglich zu halten.

Eine Möglichkeit, sich auf die Erstellung eines Projektbudgets vorzubereiten, besteht darin, einen detaillierten Projektplan zu entwickeln, der alle Aufgaben, Aktivitäten und Ressourcen enthält, die zum Abschluss des Projekts erforderlich sind. Dies kann dabei helfen, die mit jeder Aufgabe oder Aktivität verbundenen Kosten zu ermitteln, z. B. für Arbeit, Materialien und Ausrüstung. Durch ein klares Verständnis des Projektumfangs und der Projektanforderungen sowie die Erstellung eines Zeitplans wird es einfacher, die Projektkosten genau abzuschätzen und ein realistisches und effektives Budget zu entwickeln.

Einer der schwierigsten Teile der Budgetierung eines Projekts ist die genaue Schätzung der Kosten jeder Projektkomponente. Wenn Sie Ihr Projekt planen, stellen Sie möglicherweise fest, dass dieser Teil wirklich eine Herausforderung sein kann. Hier ist der Grund dafür:

• Die genaue Schätzung der Kosten jeder Komponente, einschließlich der für jede Aufgabe erforderlichen Ressourcen und Materialien, kann sich aufgrund möglicher unvorhergesehener Variablen oder unerwarteter Änderungen, die sich auf die Kosten auswirken können, oft als schwierig erweisen.

• Darüber hinaus kann es zu Unsicherheiten hinsichtlich der Verfügbarkeit und der Kosten von Ressourcen wie Arbeitskräften und Materialien kommen, was die Kostenschätzung noch schwieriger machen kann.

Einige der Maßnahmen zur Bewältigung dieser Herausforderungen können die Durchführung einer gründlichen Recherche, die Beratung mit Experten und die Erstellung eines realistischen Notfallplans sein, um unerwarteten Änderungen oder Kostenüberschreitungen Rechnung zu tragen.

Die drei Arten von Budgetschätzungen, die typischerweise während des Lebenszyklus eines Projekts entwickelt werden, sind:

1. Grobe Größenordnungsschätzung (ROM). Hierbei handelt es sich um eine erste grobe Schätzung auf hoher Ebene, die auf Expertenmeinungen, historischen Daten oder ähnlichen Projekten basiert.

   Wann erstellt? Es wird bei der Projektinitiierung erstellt, also in den frühen Phasen eines Projekts, wenn die Anforderungen noch nicht vollständig definiert sind.

   Verwendet, um die Machbarkeit des Projekts zu bestimmen und eine allgemeine Vorstellung von den Kosten des Projekts zu liefern.

2. Detaillierte Projektbudgetschätzung. Hierbei handelt es sich um eine detailliertere Schätzung, die eine Aufschlüsselung der Kosten für jede Projektkomponente enthält.

   Wann erstellt? Diese Schätzung wird während der Planungsphase erstellt, sobald der Projektumfang und die Anforderungen genau verstanden sind.

   Verwendet, um Projektbudgets festzulegen und Ressourcen zuzuweisen sowie potenzielle Kostenüberschreitungen zu identifizieren.

3. Überarbeitete Schätzung (oder aktualisierte Schätzung). Diese Art der Schätzung wird verwendet, um die endgültigen Kosten des Projekts auf der Grundlage der bisherigen tatsächlichen Kosten und aller erwarteten Änderungen des Projektumfangs, des Zeitplans oder des Budgets vorherzusagen.

   Wann erstellt? Diese Schätzung wird während der Überwachungs- und Controllingphase des Projektlebenszyklus erstellt.

   Verwendet, um potenzielle Kostenüberschreitungen zu identifizieren und sicherzustellen, dass das Projekt innerhalb des genehmigten Budgets abgeschlossen wird.

Ein Haushaltsordner ist ein Organisationstool, das Einzelpersonen oder Haushalten hilft, den Überblick über ihre Finanzen zu behalten. Es besteht in der Regel aus einem physischen Ordner, der verschiedene Abschnitte und Blätter zur Aufzeichnung von Finanzinformationen wie Einnahmen, Ausgaben, Sparzielen und Schulden enthält.

Der Inhalt kann je nach individuellem Bedarf variieren. Es kann zum Beispiel Folgendes umfassen:

• Budgetierungsblatt mit Spesenprotokoll. Dabei handelt es sich um ein einfaches Blatt, das Ihnen hilft, Ihre Einnahmen und Ausgaben zu verfolgen und einen Budgetplan für jeden Monat zu erstellen. Das Spesenprotokoll würde alle täglichen Ausgaben dokumentieren.

• Rechnungsverfolgung und Quittungsorganisator. Ein Abschnitt, der dabei hilft, monatliche Rechnungen, Fälligkeitstermine und den Zahlungsstatus zu verfolgen, sowie ein Abschnitt, um den Überblick über Quittungen zu behalten.

• Spar- und Schulden-Tracker. Hilft, den Status der Ersparnisse zu sehen und den Überblick über die Schulden zu behalten, indem der Zahlungsstatus und die ausstehenden Beträge überwacht werden.

• Blatt „Finanzziele“. Ein Abschnitt zur Dokumentation kurzfristiger und langfristiger finanzieller Ziele.

Wenn Sie alle Ihre Finanzinformationen an einem Ort aufbewahren, können Sie ganz einfach auf den Haushaltsordner zurückgreifen und Bereiche identifizieren, in denen Sie Ihre Ausgabe- und Spargewohnheiten anpassen können.

Je nach Zweck, Zielgruppe und gewünschtem Format gibt es verschiedene Möglichkeiten, ein Budget vorzulegen. Das spezifische Format und der Detaillierungsgrad können je nach Zielgruppe und Zweck der Präsentation variieren. Bei der Vorlage eines Budgets sind jedoch einige allgemeine Schritte zu beachten:

1. Beginnen Sie mit einer Zusammenfassung. Dies sollte ein kurzer Überblick über das Budget sein, der die wichtigsten Zahlen und Hauptausgabenkategorien hervorhebt. Es soll dem Publikum einen schnellen Überblick darüber vermitteln, wofür das Budget vorgesehen ist und um wie viel Geld es sich handelt.

2. Geben Sie eine detaillierte Aufschlüsselung der Ausgaben an. Je nach Zielgruppe und Zweck müssen Sie möglicherweise eine detaillierte Aufschlüsselung der Ausgaben nach Kategorie oder nach Projektaufgabe vorlegen. Dies kann den Beteiligten helfen, zu verstehen, wofür das Geld ausgegeben wird, und Bereiche zu identifizieren, in denen Kosteneinsparungen möglich sind.

3. Erklären Sie Annahmen und Variablen. Die Annahmen und Variablen, die in die Erstellung des Budgets eingeflossen sind, müssen für Ihr Publikum sehr klar sein. Sie können hier Dinge wie Inflationsraten, Schwankungen der Arbeitskosten oder unerwartete Ausgaben, die während des Projekts auftreten können, berücksichtigen.

4. Verwenden Sie visuelle Elemente. Diagramme, Grafiken und andere visuelle Hilfsmittel können bei der klaren und prägnanten Darstellung des Budgets sehr effektiv sein und die Präsentation ansprechender und informativer machen. Beispielsweise kann ein Swimlanes-Zeitleistendiagramm verwendet werden, um zu zeigen, wie verschiedene Abteilungen oder Funktionen im Laufe der Zeit zum Budget beitragen. Dies kann nützlich sein, um Bereiche hervorzuheben, in denen Kosten oder Einnahmen nicht den Erwartungen entsprechen.

Seien Sie schließlich darauf vorbereitet, Fragen zu beantworten und auf Bedenken von Stakeholdern einzugehen. Sie haben möglicherweise Fragen zu bestimmten Ausgaben oder möchten weitere Informationen zur Entwicklung des Budgets. Seien Sie darauf vorbereitet, zu jedem Aspekt Ihrer Budgetpräsentation klare und detaillierte Antworten zu geben.

Die Erstellung eines jährlichen Budgetberichts kann je nach den spezifischen Anforderungen und der Komplexität des Berichts variieren. Hier sind jedoch einige allgemeine Schritte, die ein guter Anfang bei der Erstellung eines jährlichen Haushaltsberichts sein können:

1. Finanzdaten sammeln
   Sammeln Sie relevante Finanzdaten aus verschiedenen Quellen, z. B. Kontoauszügen, Gewinn- und Verlustrechnungen und Spesenabrechnungen, für den vom Bericht abgedeckten Zeitraum.

2. Überprüfen Sie die Ausgaben und Einnahmen
   Analysieren Sie die Ausgaben und ermitteln Sie, welche Ausgaben wesentlich sind und welche reduziert oder eliminiert werden können. Analysieren Sie die Einnahmequellen und ermitteln Sie, welche Quellen am profitabelsten sind und welche verbessert werden müssen.

3. Erstellen und überprüfen Sie das Budget
   Erstellen Sie basierend auf der Analyse der Ausgaben und Einnahmen ein Budget für die kommende Periode. Behalten Sie den aktuellen Stand des Unternehmens und seine finanziellen Ziele im Auge. Sobald das Budget erstellt wurde, überprüfen Sie es sorgfältig, um sicherzustellen, dass es vollständig und korrekt ist.

4. Präsentieren Sie den Bericht
   Präsentieren Sie den Budgetbericht den relevanten Stakeholdern wie Management, Stakeholdern und Investoren. Die Verwendung einer visuellen Hilfe hilft dabei, die wichtigsten Highlights und alle Problembereiche einfacher und klarer zu erklären.

Bei der Erstellung eines jährlichen Haushaltsberichts benötigen Sie ein umfassendes Verständnis der Finanzdaten sowie ausgeprägte Analyse- und Präsentationsfähigkeiten. Um den Präsentationsteil zu vereinfachen, empfehlen wir die Verwendung des PowerPoint-Add-Ins von Office Timeline, das Ihnen dabei helfen kann, die Erstellung Ihrer Berichte zu automatisieren, Ihnen vorgefertigte Vorlagen und Lösungen für die einfache Berichterstellung zur Verfügung stellt und Sie bei der Weitergabe Ihrer Ideen durch ein unterstützt klare, einprägsame und beeindruckende Präsentation. Testen Sie Office Timeline kostenlos und genießen Sie alle Vorteile.