Aufgabenmanagement

Funktionsfähige Methoden zur Aufgabenverwaltung

Es gibt mehrere wichtige Ansätze zum Verwalten der Aufgaben eines Teams. Während viele der gängigen Methoden für Softwareentwicklungsprojekte entwickelt wurden, können sie auch in anderen Bereichen erfolgreich angewendet werden. Tatsächlich gehören sie möglicherweise zu den effizientesten Techniken, da sie von Fachleuten entwickelt wurden, die dringend schnell arbeiten, organisiert bleiben und pünktlich liefern mussten.

Im Folgenden werden einige häufig verwendete Aufgabenverwaltungssysteme erläutert.

1. Wasserfall

Eine der traditionelleren Methoden für das Aufgabenmanagement, der Wasserfall, ist ein linearer Ansatz, der eine umfassende Planung erfordert. Aufgaben werden im Vorfeld vollständig definiert und anschließend nacheinander ausgeführt, wobei jede Phase abgeschlossen sein muss, bevor die nächste beginnen kann.

Durch die sorgfältige Planung und Lieferung der Arbeiten in einem einzigen Zyklus hat das Wasserfall-System den Vorteil, vorhersehbar und sehr einfach zu sein, bietet jedoch nicht viel Flexibilität. Aus diesem Grund eignet es sich am besten für große Projekte, bei denen strenge Fristen eingehalten werden müssen, oder für sich wiederholende Aktivitäten, bei denen die Wahrscheinlichkeit gering ist, dass Sie dabei überrascht werden.

2. Agile Aufgabenverwaltung

Obwohl Agile oft als solches beschrieben wird, handelt es sich nicht um eine Task-Management-Technik, sondern um eine Philosophie oder eine Reihe von Prinzipien, die ursprünglich für Softwareentwicklungsprojekte entwickelt wurden. Die vier wichtigsten im Agile Manifest beschriebenen Werte sind:

• Individuen und Interaktionen über Tools und Prozesse
• Reagieren Sie auf Änderungen bei der Implementierung eines Plans
• Zusammenarbeit der Kunden bei Vertragsverhandlungen
• Arbeitssoftware über ausführliche Dokumentation

Mit Agile durchlaufen Teams die Prozesse der Planung, Ausführung und Bewertung. Die Projektaufgaben werden nach Bedarf konzipiert und angepasst, anstatt wie beim Waterfall-System von Anfang an alles in Stein gemeißelt zu haben. Dies macht Agile am besten für inkrementelle Projekte oder Ziele geeignet, die ein höheres Maß an Unvorhersehbarkeit und Komplexität aufweisen.

3. Scrum-Aufgabenverwaltung

Scrum ist eine Form des agilen Aufgabenmanagements und setzt sich dafür ein, dass ein kleines, sich selbst organisierendes Team Rollen und Verantwortlichkeiten definiert und Aufgaben priorisiert. In Scrum gibt es Iterationen mit fester Länge, die als Sprints bezeichnet werden und ein oder zwei Wochen dauern. Am Ende muss das Team bestimmte Segmente des Projekts bereitstellen und für die nächste Iteration planen.

Diese Aufgabenverwaltungsmethode bietet Flexibilität und ermöglicht es dem Team, einen klaren Einblick in den Status des Projekts zu erhalten, so dass sie Straßensperren, die sie möglicherweise zurückhalten, genau beurteilen können. Es besteht jedoch ein hohes Misserfolgsrisiko, wenn nicht alle Mitarbeiter des Teams über ausreichende Erfahrung, Kooperationsbereitschaft und Einsatzbereitschaft verfügen.

4. Kanban-Aufgabenverwaltung

Ähnlich wie Scrum konzentriert sich Kanban auf sich selbst verwaltende Teams und frühe Releases. Kanban ist visuell und flexibel, hat keine vorgeschriebenen Rollen und zielt darauf ab, die Leistung zu verbessern, indem das Team sich stärker auf wirklich wichtige Aufgaben konzentriert. Das System ist ideal für kleinere Teams, die in Umgebungen arbeiten, in denen sich die Aufgabenprioritäten häufig ändern können - beispielsweise in Wartungs- oder Betriebsumgebungen.

Das Modell verwendet eine Kanbantafel, um die verschiedenen Entwicklungsstadien darzustellen, und Kanbankarten, um Aufgaben im Arbeitsprozess darzustellen. In der einfachsten Form (siehe Abbildung oben) hat die Platinenstruktur drei Spalten:

• Machen
• In Bearbeitung
• Erledigt

Während der Arbeit an Aufgaben werden die Karten durch diese Spalten bewegt, um ein klares Bild des Workflow-Prozesses zu zeichnen und jedem zu ermöglichen, zu sehen, was als Nächstes kommt. Dies macht es einfach, Prioritäten neu zu setzen, laufende Arbeiten einzuschränken, ein Abwürgen zu verhindern und Probleme frühzeitig aufzudecken.

5. GTD-Aufgabenverwaltung

GTD (Getting Things Done) wurde vom Produktivitätsberater David Allen ungefähr zur gleichen Zeit wie Agile entwickelt und eroberte die Welt im Sturm, als es erstmals veröffentlicht wurde. Es ist ein Ideenerfassungs- und Aufgabenverwaltungssystem, das auf dem Prinzip basiert, dass "der Kopf dafür da ist, Ideen zu haben, nicht sie zu halten". Die Methode zielt darauf ab, den Geist zu entwirren und die Produktivität zu verbessern, indem Ideen in physische Handlungen umgewandelt werden. So funktioniert das:

1. Sammeln Sie alle Aufgaben, die zu einem beliebigen Zeitpunkt erledigt werden müssen, und fügen Sie der Liste weitere Aufgaben hinzu, sobald sie eingehen.
2. Klären und organisieren Sie die Aufgaben. Was nicht umsetzbar ist, wird in eine "Papierkorb" -Liste verschoben, während das, was in weniger als zwei Minuten erledigt werden kann, sofort erledigt werden sollte. Welche Aufgaben länger dauern, wird priorisiert und geplant, und diejenigen, die mehrere Aktionen erfordern, werden in kleinere, leichter zu verwaltende Teile unterteilt.
3. Überprüfen Sie oft. Die zeitliche Begrenzung der Überprüfung und Aktualisierung der Aufgabenlisten auf mindestens ein Mal pro Woche ist der Schlüssel zur Effektivität des Systems.
4. Engagieren. Wählen Sie Ihre nächste Aufgabe und machen Sie sich an die Arbeit. Das System sollte dies vereinfachen, da die Aufgaben kategorisiert, priorisiert und in kleine Abschnitte unterteilt werden, die sich leicht starten lassen.

Obwohl GTD ursprünglich für die Verwaltung individueller Aufgaben gedacht war, kann es auch in Teamumgebungen erfolgreich eingesetzt werden. Es wird dem gesamten Team eine gemeinsame "Sprache" und eine Reihe von Grundsätzen zur Verfügung stellen, während es den Mitgliedern ermöglicht wird, diese Grundsätze so umzusetzen, wie es für sie am besten funktioniert.

Welches Aufgabenverwaltungssystem sollten Sie wählen?

Die Auswahl einer Aufgabenverwaltungsmethode hängt von einer Vielzahl von Faktoren ab, von der Komplexität der Arbeit, der Flexibilität des Zeitplans und der Einbeziehung der Stakeholder, von der Teamgröße, der Kultur und sogar von der Abneigung gegen Veränderungen. Um die richtige Lösung zu finden, treffen die Manager die Entscheidung normalerweise nicht alleine - sie arbeiten mit den Teammitgliedern zusammen, um den Ansatz zu wählen, der allen den größten Nutzen bringt.

Hierbei ist zu beachten, dass sich die oben vorgestellten Aufgabenverwaltungssysteme nicht gegenseitig ausschließen. Sie können erfolgreich miteinander kombiniert werden, um den Besonderheiten und Vorlieben jedes Teams zu entsprechen. Hier ist ein Beispiel für eine solche Mischung:

• Die Agile Prinzipien können als allgemeine Denkweise für einen schnellen Fortschritt verwendet werden.
• GTD kann zum Definieren, Organisieren und Priorisieren von Aufgaben verwendet werden.
• Kanban kann verwendet werden, um Aufgaben zu visualisieren und zu verfolgen.