Projektmanagement-Tools zur Verwaltung beliebiger Projekte

Projektmanagement-Software zur Visualisierung von Projektplänen

Was sind visuelle Projektmanagement-Tools?

Der Begriff visuelle Projektmanagement-Tools bezieht sich auf jede Art von Software oder Anwendung, die entwickelt wurde, um Projektmanagement-Profis dabei zu helfen, Daten in einem visuellen Format zu organisieren und ihre Aufgaben effektiver zu verwalten. Durch die Umwandlung komplexer Informationen in einfache, leicht verständliche Grafiken ermöglichen visuelle PM-Tools Projektmanagern, Zeitpläne und Roadmaps für Arbeitsabläufe klarer zu kommunizieren.

Trotz ihres Namens richten sich visuelle Projektmanagement-Tools nicht nur an Projektleiter, sondern können auch auf die Anforderungen von Teams unterschiedlicher Größe und mit unterschiedlichen Zielen ausgerichtet werden.

Warum visuelle Projektmanagement-Tools verwenden?

Der Einsatz von visueller Projektmanagement-Software bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Hier sind sieben der wichtigsten:

1. Verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit im Team

Mit visuellen Projektmanagementsystemen können Sie Daten an einem Ort sammeln, was Klarheit darüber gewährleistet, wer was tut, und den Zugriff auf Ressourcen, die Aufgabendelegierung, das Halten der Teammitglieder über Änderungen und Aktualisierungen und die Fortschrittsverfolgung erleichtert. All diese Aspekte fördern die Zusammenarbeit zwischen Projektbeteiligten und eine bessere Kommunikation mit Kunden über Statusberichte, was besonders für Teams mit agilen Projektmanagementmethoden von Vorteil ist.

2. Verbesserte Ressourcenzuweisung und -verwaltung

Projektmanagement-Software kann Ihnen dabei helfen, Ressourcen wie qualifizierte und ungelernte Arbeitskräfte, abrechenbare und nicht abrechenbare Arbeitsstunden, Projekt- und Einrichtungsbudgets usw. zu verfolgen und zuzuweisen. PM-Tools bieten Funktionen wie Arbeitskalender, Gantt-Diagramme oder das Verfolgen der Aufgabendauer und des %-Abschlusses und ermöglichen es Ihnen, die Zeit, Kapazität und den Zeitplan Ihres Teams besser zu verwalten und zu wissen, wohin Ihre Ressourcen gehen.

3. Vereinfachte Projektanalyse und Berichterstattung

Die meisten Projektmanagement-Tools verfügen über anpassbare Dashboards und Berichtsfunktionen (anstehende Fristen, Abschlussraten von Aufgaben), die Ihnen wertvolle Einblicke in die vielen Aspekte Ihrer Projektprozesse geben. Daher wird Ihr PM-System nicht nur Ihre Daten speichern, sondern Ihnen auch detaillierte umsetzbare Ideen geben, wie Sie Ihren nächsten Schritt strategisch planen, aktuelle Prozesse verbessern können, um Verzögerungen und Budgetverschwendung zu reduzieren, und Informationen an Stakeholder in verschiedenen Phasen auf dem Weg übermitteln.

4. Zentralisierung von Projektdaten in einem organisierten Format

Mit einer Projektmanagement-Software können Sie Projektdetails sicher in einem organisierten Informationssystem speichern und so die Transparenz fördern. Da sich die Projektteilnehmer auf eine einzige Datenquelle verlassen, können sie an den richtigen Dokumenten arbeiten und diese aktualisieren, in dem Wissen, dass alle anderen Beteiligten auf derselben Seite sind.

5. Unterstützung von Fernarbeit

Angesichts der Tatsache, dass die meisten PM-Tools als Software-as-a-Service verfügbar sind, bedeutet dies, dass Benutzer sich einfach von überall aus bei der gewählten Plattform anmelden können (solange sie eine Internetverbindung haben) und aus der Ferne arbeiten, den Fortschritt verfolgen, auf Fälligkeitstermine zugreifen, Dokumentation teilen oder in ein neues Projekt eingeweiht werden.

6. Risikoidentifikation und-minderung

Während Sie Ihre Daten aggregieren, vereinheitlichen Projektmanagement-Lösungen auch verschiedene Informationen zu einem größeren Bild dessen, was vor sich geht. Mit den Berichtsfunktionen des von Ihnen gewählten Tools und den vielfältigen Möglichkeiten, Ihre Daten anzuzeigen, können Sie Probleme und Chancen leichter erkennen und bei Bedarf darauf reagieren.

7. Erhöhte Prozessstandardisierung

Je weiter das Projekt voranschreitet oder das Team wächst, desto komplexer werden die zugrunde liegenden Prozesse. Aufgrund von Funktionen wie vorgefertigten Projektmanagementvorlagen, Diagrammen oder verschiedenen anpassbaren Dokumenten-/Informationsverarbeitungsoptionen hilft ein dediziertes PM-Tool bei der Standardisierung bestimmter Arbeitsabläufe.

Visualisieren, verwalten und teilen Sie Projektpläne mühelos mit Office Timeline

Mit nur wenigen Klicks können Sie Daten aus Ihren bevorzugten Office-Tools importieren, Dutzende vorgefertigter Vorlagen anpassen und professionell aussehende, klare Projektvisualisierungen erstellen, die sofort aktualisiert und mit Teams, Stakeholdern und Kunden geteilt werden können.

Importieren Sie Ihre Projektdaten einfach in Office Timeline

Erstellen jetzt Projektvisualisierungen

So finden Sie die besten visuellen Projektmanagement-Tools

Hier ist eine Liste der Kernfunktionen, auf die Sie in jeder hochwertigen Projektmanagement-Software achten sollten:

Aufgabenverwaltung - dies bezieht sich auf die Fähigkeit, Projektaktivitäten (Aufgaben) während ihres Fortschritts zu erstellen, zuzuweisen und zu überwachen. Mit einer solchen Funktion können Sie Fälligkeitsdaten festlegen, Aufgaben und Unteraufgaben gruppieren, Checklisten erstellen und Meilensteine hinzufügen, um wichtige Etappen auf dem Weg zu markieren.
Visuelle Projektplanung - Die Lösung, für die Sie sich entscheiden, sollte es Ihnen ermöglichen, Fristen festzulegen und Zeitleisten in mehreren Ansichten wie Kalendern, Gantt-Diagrammen und anderen Arten von Projektmanagement-Visuals abzubilden.
Dateifreigabe - Das von Ihnen gewählte System sollte in der Lage sein, Dateien in verschiedenen Formaten zu importieren, zu organisieren und zu exportieren, damit Sie sie hochladen, speichern und an Teammitglieder verteilen können.
Kommunikation und Zusammenarbeit - Benutzer sollten in der Lage sein, Aufgaben zuzuweisen, Kommentare oder @-Erwähnungen zu hinterlassen, Notizen zu speichern und dieselbe Dokument-/Diagrammversion in Echtzeit zu bearbeiten und zu aktualisieren.
Auswertung und Berichterstattung - das richtige Projektmanagement-Tool sollte es Ihnen ermöglichen, die Produktivität und den Fortschritt durch verschiedene Ressourcen- und Management-Berichtsoptionen zu verfolgen und zu bewerten.
Automatisierte Workflows und anpassbare Vorlagen für effizientere Prozesse.
Integration mit anderen Projektmanagementsystemen, die in Ihrem Unternehmen verwendet werden.

Unter Berücksichtigung dieser wesentlichen Merkmale können Sie dann die vielen verfügbaren Optionen auf dem Markt eingrenzen, indem Sie die folgenden Fragen beantworten:

Wie viele Personen werden die Projektmanagement-Software verwenden?
Können Sie das Tool zunächst mit einer kostenlosen Testversion für kleinere Teams ausprobieren?
Bietet die Plattform Lösungen für Ihre Schmerzpunkte?
Ist die Software skalierbar und in der Lage, sich zusammen mit Ihren Projektmanagementanforderungen weiterzuentwickeln?
Ist das visuelle Projektmanagementsystem intuitiv und einfach zu implementieren? Wird es mit Onboarding- und Anleitungs-Schulungsressourcen geliefert?

Diese stellen die wichtigsten Auswahlkriterien dar, die Sie verwenden müssen, um die richtige Passform für Ihre Bedürfnisse zu finden. Um den Bewertungsprozess weiter zu vereinfachen, sehen Sie sich unseren Test der besten Softwarelösungen für visuelles Projektmanagement zum Ausprobieren an.

Häufig gestellte Fragen zu visuellen Projektmanagement-Tools

Nachfolgend finden Sie die Antworten auf die häufigsten Fragen zu visueller Projektmanagement-Software.

Was ist ein visuelles Projektmanagement-Tool?

Ein visuelles Projektmanagement-Tool bezieht sich auf jede Software, App oder anpassbare Projektmanagementvorlage, die Sie verwenden können, um Projektdaten in eine klare grafische Darstellung wie eine Zeitachse, ein Gantt-Diagramm, eine Roadmap, ein Swimlane-Diagramm oder ein Dashboard umzuwandeln.

Visualisierungen, die mit dem Projektvisualisierungstool Office Timeline erstellt wurden

Wird bei der Projektplanung ein visuelles Tool verwendet?

Als eine der wichtigsten Phasen des Projektmanagements geht es bei der Projektplanung darum, Daten übersichtlich zu organisieren und Prozesse zu planen, die zur Erreichung Ihrer Ziele erforderlich sind. Der effektivste Weg, dies zu tun, ist die Verwendung visueller Projektmanagement-Diagramme wie Zeitleisten, Gant-Diagramme, Roadmaps, Kanban-Boards und Portfolios.

Diese Tools strukturieren Projektinformationen in zugänglichen visuellen Layouts und bieten auf einen Blick Einblicke in die Arbeit jedes Teammitglieds, wann Projektergebnisse fällig sind, was Ihre wichtigsten Meilensteine sind und vieles mehr. Sie verleihen dem Arbeitsmanagement eine interaktive Form und fördern die Zusammenarbeit.

Wie organisiert man ein Projekt visuell?

Eine der gebräuchlichsten Möglichkeiten, ein Projekt visuell zu organisieren, ist die Form von grafischen Layouts wie:

Projektzeitleisten;
Gantt-Diagramme;
Kanban-Boards;
Kalender;
Fahrpläne;
Dashboards.

Es gibt jedoch spezialisiertere Mittel, die bei der Visualisierung von Projektplänen helfen können. Sie werden über eine spezielle Software bereitgestellt, die nicht nur die Erstellung solcher Projektmanagementdiagramme ermöglicht, sondern auch Funktionen für projektspezifische Prozesse wie Nachverfolgung, Berichterstellung, Budgetierung und Prognose enthält.

Was sind die Tools für das Projektmanagement?

Abhängig von der Art des Projekts, mit dem Sie es zu tun haben, gibt es eine Vielzahl von Tools, mit denen Sie die damit verbundene Arbeit organisieren und verwalten können. Beispielsweise können sich vorgefertigte Projektmanagement-Vorlagen zusammen mit verschiedenen Standard-Office-Plattformen wie Microsoft Excel für die Planungsanforderungen einfacherer Initiativen eignen.

Das Projektmanagement in Excel kann jedoch in der heutigen Geschäftsumgebung, in der die Datenvisualisierung eine immer größere Anforderung darstellt, zu einem unbefriedigenden Ergebnis führen. Wenn Sie also zahlreiche voneinander abhängige Aktivitäten visualisieren und verfolgen müssen, sollten Sie sich für eine spezialisierte visuelle PM-Software entscheiden, die einen kritischen Pfadanalyseansatz oder agilere Projektmanagementmethoden unterstützen kann.

Kurz gesagt, es sind Ihre speziellen Projektmanagement-Anforderungen, die am meisten ins Gewicht fallen, wenn es darum geht, das beste Projektmanagement-Tool zu finden.

Warum sind Visualisierungen im Projektmanagement wichtig?

Die Verwendung von Visualisierungen im Projektmanagement ist in der heutigen Geschäftsumgebung wichtig und empfehlenswert, da sie komplexe Datenpunkte in eine hochwertige Ausgabe übersetzt, die der Zielgruppe leicht mitgeteilt werden kann. Das wiederum hilft Profis:

Sparen Sie Zeit und verbessern Sie die Arbeitseffizienz.
Bieten Sie einen klaren Überblick über das Projekt, der es den Schlüsselparteien ermöglicht, fundiertere, datengestützte Entscheidungen zu treffen.
Visualisieren Sie den Fortschritt und Status der Projektaktivitäten und identifizieren Sie Risiken, Verzögerungen oder potenzielle Störungen.
Ermutigen Sie die Zusammenarbeit zwischen Teams und Stakeholdern.
Verstehen, bewerten und verhindern Sie die Auswirkungen von Projekthindernissen in Echtzeit.

Was ist Projektvisualisierung?

Die Projektvisualisierung ist eine Methode zur Darstellung von Projektdaten in einem vereinfachten, leicht verständlichen Format und bringt so Klarheit und Transparenz in den Projektmanagementprozess. Laut dem Project Management Institute liefert die Projektvisualisierung Informationen visuell, „so, dass jeder sie zu einer Zeit, an einem Ort und auf eine Weise nutzen kann, die für ihn geeignet ist“.

Visuelles Projektmanagement-Tool für PowerPoint

Visualisieren und verwalten Sie Projektdaten effektiv mit Office Timeline. Das Tool hilft Ihnen, Aufgaben einfach zu organisieren, Abhängigkeiten festzulegen, den kritischen Pfad Ihres Projekts zu identifizieren und präsentationsreife Projektvisualisierungen direkt in PowerPoint zu erstellen.