Projecttijdlijn: stappen, voorbeelden en tools

Overzicht

Effectief projectmanagement draait om een duidelijke tijdlijn die fungeert als referentiepunt voor alle onderdelen met betrekking tot projectresultaten en vervaldatums. Zonder zo'n centraal controleplan om processen te optimaliseren en werk te volgen, kunnen er knelpunten optreden, de productiviteit afnemen en kunnen verwachtingen ontsporen.

Op deze pagina willen we de essentiële aspecten behandelen die u moet weten over het beheren van uw projecttijdlijnen, inclusief definities, voorbeelden en tools om zulke belangrijke visuals te creëren.

Wat is een projecttijdlijn?

Over het algemeen is een tijdlijn een weergave van gebeurtenissen die in chronologische volgorde zijn gerangschikt gedurende een bepaald tijdsbestek. Het bevat meestal een lange balk met evenementen en de bijbehorende data die parallel lopen met de band. De balk, ook wel een tijdband genoemd, is meestal gebaseerd op een lineaire schaal waarin een afstandseenheid gelijk is aan een ingestelde hoeveelheid tijd. Op basis van het onderwerp en de gegevens van de tijdlijn kan de tijdschaal jaren, maanden of dagen beslaan.

Nut en belang van tijdlijnen in projectmanagement

Door de evolutie van bepaalde evenementen en activiteiten in de loop van de tijd te visualiseren, kunnen tijdlijnen worden gebruikt in verschillende domeinen, zoals onderwijs, wetenschap, zaken en projectbeheer.

In het geval van projectbeheer worden tijdlijnen gebruikt om het geplande verloop van een project van begin tot eind visueel weer te geven, en ze zijn een middelpunt geworden van een succesvolle projectoplevering. Opgedeeld in fasen, taken en subtaken die moeten worden voltooid tussen deze twee referentiepunten, helpt een projecttijdlijn alle betrokkenen te weten welke mijlpalen moeten worden bereikt en onder welk tijdschema.

Met andere woorden, als u een tijdlijn gebruikt in een projectbeheerproces, kunt u de volgende hoofddetails over het project zien:

• Welke taken worden momenteel uitgevoerd;

• Welke taken zijn al voltooid;

• Welke taken zullen er hierna worden gedaan.

Projectmanagers die de onderliggende processen optimaal willen overzien, beginnen altijd met een duidelijke projecttijdlijn. Daartoe nemen velen hun toevlucht tot verschillende office-tools zoals Microsoft Excel om dergelijke afbeeldingen te produceren. Deze kunnen echter moeilijk te gebruiken of beperkt zijn als het gaat om het maken van meer aangepaste visuals, deze in realtime bij te werken of ze gemakkelijk te delen met belangrijke teamleden. Om professionals in staat te stellen het meeste uit een projecttijdlijn te halen, is een steeds diverser aanbod van gespecialiseerde projecttijdlijn software ontwikkeld.

Wat zijn de voordelen van het gebruik van een projecttijdlijn?

Projecttijdlijnen zijn een centrale plaats gaan innemen in projectmanagement, aangezien ze aanzienlijk bijdragen aan het bereiken van deze cruciale doelen:

• Alle deelnemers (zowel binnen als buiten de organisatie) op de hoogte houden in elke fase van het project;

• Teamleden verantwoordelijk houden voor hun toegewezen werk;

• Effectief communiceren van projectdetails, vervaldata, goedkeuringen, aanvullende activa;

• Het verstrekken van nauwkeurigere schattingen voor projectresultaten;

• Verbetering van middelenbeheer.

Hoe maak je een tijdlijn voor een project

Hier zijn de stappen die u moet volgen om een ​​project te plannen en de bijbehorende tijdlijn te maken:

1. 1.     Creëer de algemene onderverdelingsstructuur van uw project door de belangrijkste doelen, resultaten en bijbehorende taken op te sommen. Dit helpt u de reikwijdte van uw project te definiëren en duidelijk te omschrijven wat er moet gebeuren om het te realiseren.

2. Splits de algemene resultaten op in kleinere, beter beheersbare subeenheden en mijlpalen, en rangschik ze in een logische volgorde. Als het project complexer is, kunt u deze ook groeperen om de verschillende fasen te markeren.

3. Schat de tijd die nodig is voor het voltooien van elke projecttaak en wijs vervaldatums toe op basis van hun duur.

4. Identificeer eventuele afhankelijkheden tussen taken en baken het kritieke pad van uw project af - door de kerntaken op te sommen die cruciaal zijn om het project te doorlopen en aan te geven hoe deze met elkaar verbonden zijn, zal iedereen weten hoe de ene activiteit de andere kan beïnvloeden. Inzicht in de impact die een vertraging van een taak kan hebben op het hele project, maakt een betere prioritering en herconfiguratie mogelijk, indien nodig.

Zodra deze zijn ingesteld, kunt u beginnen met het maken van de daadwerkelijke projecttijdlijn met behulp van tijdlijnsjablonen. U kunt ook uw Office-tools gebruiken om een tijdlijn te maken, of u kunt kiezen voor een speciale tijdlijngenerator.

Als u meer wilt weten over hoe u zowel handmatig als automatisch een tijdlijn voor een project kunt maken, bekijk dan onze gedetailleerde tutorials over de populairste kantoorsoftware voor Windows en Mac OS:

• Hoe maak je een tijdlijn in Microsoft PowerPoint

• Hoe maak je een tijdlijn in Microsoft Excel

• Hoe maak je een tijdlijn in Microsoft Word

• Hoe maak je een tijdlijn in Microsoft Project

• Hoe maak je een tijdlijn in Google Docs en Google Sheets

• Hoe maak je een tijdlijn in Numbers voor Mac

• Hoe maak je een tijdlijn in Keynote voor Mac

• Hoe maak je een tijdlijn in Pages voor Mac

In elk van deze handleidingen vind je stapsgewijze instructies en schermafbeeldingen om je te helpen bij het maken van tijdlijnen. Je kunt de handmatige versie proberen die minstens 30 minuten van je tijd in beslag neemt, maar je kunt ook leren hoe je een geautomatiseerd tijdlijninstrument gebruikt om de tijd die je besteedt aan het maken en bijwerken van je tijdlijn te verkorten tot slechts een paar minuten.

Voorbeelden van tijdlijnen voor projectmanagement

De lay-out van een projecttijdlijn kan variëren afhankelijk van de specifieke scope en work breakdown structure van het project in kwestie. Er zijn echter een paar elementen die een projecttijdlijn doorgaans bevat, ongeacht het projecttype:

• Een tijdsband (meestal horizontaal) die de tijdschaal van het project weergeeft;

• Lijst met onderliggende taken en mijlpalen;

• Taakbeschrijvingen;

• Startdata;

• Einddata;

• Taakduur;

• Percentage compleet

Om de verschillende formaten te illustreren die een tijdlijn voor projectmanagement kan aannemen, hebben we hieronder een paar voorbeelden verzameld.

ZIE MEER VOORBEELDEN

Sjablonen voor projecttijdlijnen

Projecttijdlijnsjablonen zijn vooraf gedefinieerde tijdlijn voorbeelden die gebruikers kunnen wijzigen en aanpassen door eenvoudig hun eigen gegevens in het bestaande frame in te voeren om de specifieke kenmerken van hun project weer te geven.

Waarom projecttijdlijnsjablonen gebruiken?

Op basis van beproefde structuren die in de loop van de tijd zijn verfijnd, bieden tijdlijnsjablonen voor projecten een oplossing die voor u klaar is en waarmee u veel tijd kunt besparen bij het organiseren van uw projectplan, omdat u hierdoor minder giswerk hoeft te doen.Door een duidelijk formaat aan uw gegevens te geven, kunt u met een projecttijdlijnsjabloon complexe informatie omzetten in een gemakkelijk te volgen uitvoer.

Ga sneller aan de slag met het maken van een projecttijdlijn met behulp van onze gratis verzameling tijdlijnsjablonen. Download eenvoudig uw voorkeurssjabloon, voer uw projecttaken, mijlpalen en datums in en geniet van uw projecttijdlijn die klaar is voor presentatie.

Hulpmiddelen voor het maken van tijdlijnen

Wat is tijdlijnsoftware voor projectmanagement?

Tijdlijnsoftware voor projectbeheer verwijst naar elk type tool dat het maken van projecttijdlijnen voor u automatiseert en meestal geavanceerde acties en functies ondersteunt, zoals:

• Mijlpalen toevoegen;

• Taakafhankelijkheden instellen;

• Groeperen en toewijzen van taken;

• Gegevens importeren uit meerdere bronnen en exporteren in verschillende formaten;

• Verfijnde opmaakfuncties;

• Voortgang volgen en status in realtime bijwerken;

• Flexibele opties voor delen en samenwerken.

Desktop versus online projecttijdlijn software

Als u zich afvraagt wat de belangrijkste verschillen zijn tussen tijdlijnsoftware die op locatie is en die in de cloud, en welke u moet gebruiken, moet u het volgende in gedachten houden:

• Wanneer u kiest voor tijdlijnsoftware voor desktopprojecten, krijgt u doorgaans één lokale versie per licentie, die geschikt is voor diegenen die liever individueel werken en geen dringende behoefte hebben om hun projecttijdlijnen gemakkelijk te delen.

• Als alternatief is de online tijdlijnsoftware voor projecten ontworpen voor het eenvoudig delen en plannen van samenwerkingsprojecten in de tijdlijn. Hiermee kunnen uw teamleden zonder gekoppelde licentie toegang krijgen tot een online projecttijdlijn en kunnen ze een online projecttijdlijn bijwerken zodra ze zijn uitgenodigd door de licentie-eigenaar.

Onmisbare functies van tijdlijnsoftware voor projectbeheer

Hier zijn enkele van de fundamentele functies die professionals zullen helpen het meeste uit hun speciale software voor het maken van projecttijdlijnen te halen:

• Aanpasbare sjablonen die kunnen worden gewijzigd, opgeslagen en hergebruikt voor toekomstig werk;

• Intuïtieve en gebruiksvriendelijke interface;

• Rijk scala aan visuele elementen en aanpassingsmogelijkheden;

• Flexibele functies voor het importeren / exporteren van gegevens;

• Integratie met andere projectmanagementtools;

• Compatibiliteit met moderne browsers en besturingssystemen;

• Eenvoudig delen en diverse samenwerkingsfunctionaliteiten.

Wat is de beste software voor tijdlijnen?

Belanghebbenden begrijpen uw projectplannen beter wanneer ze deze visualiseren, en daarom is software voor het maken van tijdlijnen een essentieel onderdeel van projectbeheer geworden. Of het nu gaat om rapportage over de voortgang in het verleden, de huidige status of toekomstige kritieke mijlpalen die moeten worden bereikt, zakelijke professionals zoals planners en projectmanagers weten dat het gebruik van dergelijke tools de meest effectieve manier is om dit te doen. Het kiezen van de beste software voor tijdlijnen uit de variëteit die op de markt beschikbaar is, kan echter een uitdaging zijn, aangezien dit afhangt van de behoeften en vereisten van elk team en elke organisatie.

Wat in de meeste gevallen van de huidige dynamische projectmanagementomgeving zeker werkt, is een tijdlijnmaker die zorgt voor:

• Flexibiliteit – een flexibel raamwerk waarmee teams op koers kunnen blijven als zich veranderingen voordoen.

• Visuele elementen – het is belangrijk om een ​​systeem te vinden dat het voor teams, belanghebbenden en klanten gemakkelijk maakt om in elk stadium een ​​duidelijk inzicht te krijgen in de voortgang.

• Samenwerkingsfuncties die de communicatie tussen de projectdeelnemers verbeteren en stroomlijnen.

Bekijk deze shortlist met de 10 beste tijdlijnmakersom u verder te helpen bij het vinden van de juiste oplossing voor het maken en onderhouden van nauwkeurige projecttijdlijnen.

Een van die oplossingen die zorgt voor deelbare, inzichtelijke en responsieve projectplannen, verbeterde samenwerking en realtime statusupdates is Office Timeline. Het is beschikbaar als zowel een desktop als een online tool voor het maken van tijdlijnen die projectgegevens automatisch omzet in PowerPoint-dia's die klaar zijn voor presentatie, en helpt projectmanagers tijd te besparen en de productiviteit te optimaliseren.

Tips voor het handhaven van nauwkeurige projectmanagement tijdlijnen

Als het op de juiste manier wordt gedaan en gebruikt, kan een tijdlijn voor projectlevering een essentiële hulpbron zijn voor projectmanagers en hun teams. Dus hier zijn een paar aanbevelingen voor het bewerken en delen van nauwkeurige projectschema's die ervoor zorgen dat alle betrokkenen in de goede richting blijven.

Projecttijdlijnen bijwerken

Projectplannen veranderen vaak naarmate ze vorderen, maar met een interactieve tijdlijn die gemakkelijk kan worden bijgewerkt, mogen deze gebeurtenissen de productiviteit van het team niet in het gedrang brengen. Het handmatig bijwerken van datums kan de nauwkeurigheid en distributie van uw tijdlijn in gevaar brengen, dus het wordt aanbevolen om een ​​flexibele tool te gebruiken om datums automatisch aan te passen en de laatste ploegen weer te geven.

Kies een tijdlijnmaker waarmee u taakafhankelijkheden kunt instellen en die drag & drop-functionaliteit biedt, zodat u gemakkelijk een datum kunt bijwerken en afhankelijke taken kunt verplaatsen.

Projecttijdlijnen delen

Probeer bij het in kaart brengen van een multifunctionele projecttijdlijn altijd zorgvuldig rekening te houden met eventuele overdrachten tussen afdelingen en teams, zodat u een gestroomlijnde overgang kunt garanderen. Dit vraagt ​​om projecttijdlijnsoftware die zich richt op gecentraliseerde communicatie, samenwerkingsfuncties en verbeterde visualisatie door middel van zwembaan-frameworks.