Tableau de bord prospectif: exemples, utilisations et directives

Résumé

Les organisations intelligentes planifient leur développement à la fois à court et à long terme. Cela implique de proposer une stratégie solide qui nécessite une surveillance et un suivi systématiques pour déterminer si elle est utilisée à bon escient. Cependant, mesurer l'efficacité d'un plan stratégique n'est pas toujours simple, surtout si les entreprises ne s'appuient que sur un ensemble limité d'indicateurs (généralement des mesures financières) pour ce faire.

Pour que les entreprises acquièrent une meilleure compréhension de leur santé et de leur réussite, elles doivent également examiner les aspects non financiers de leurs activités. Pour permettre un examen plus complet de la performance stratégique de l'entreprise, le concept du tableau de bord prospectif a été développé.

Sur cette page, nous vous présenterons les bases de cet outil de planification stratégique et de gestion de la performance, en couvrant les notions suivantes:

1. Définition, terminologie, structure
2. Comment utiliser un tableau de bord prospectif
3. Quand utiliser un tableau de bord prospectif
4. Comment créer un tableau de bord prospectif en 5 étapes
5. Exemples dans différents secteurs (gestion, finance, santé, RH)

1. Le tableau de bord prospectif - Définitions, terminologie, structure du modèle

Qu'est-ce qu'un tableau de bord prospectif (TBP)?

Un tableau de bord prospectif (TBP) est un cadre d’activité utilisé pour mettre en œuvre et gérer la stratégie d’une organisation. Il examine les processus d'affaires internes et les résultats externes pour déterminer les performances d'une entreprise et quand une action corrective est nécessaire. En mesurant l'efficacité des activités opérationnelles et en identifiant les domaines d'amélioration, le TBP aide une entreprise à mieux aligner ses efforts sur les plans stratégiques globaux. C'est pourquoi le tableau de bord prospectif peut devenir un outil si puissant pour favoriser le succès organisationnel.

Glossaire abrégé du tableau de bord prospectif

Lorsqu'il s'agit d'un tableau de bord prospectif, les termes connexes les plus fréquents qui retiendront votre attention sont:

• Objectif – l'objectif de haut niveau que vous avez en tête;

• Mesures – les moyens qui vous permettent de déterminer si vous atteignez vos objectifs;

• Initiatives – les actions dans lesquelles des ressources financières et des efforts sont investis pour atteindre un objectif et améliorer les performances;

• Éléments d'action – les sous-tâches qui vous aident à mener à bien vos initiatives;

• Carte stratégique – une représentation visuelle d’une page pour le tableau de bord prospectif d’une organisation.

Comprendre le modèle de tableau de bord prospectif - les quatre piliers

Le modèle traditionnel de tableau de bord prospectif a été introduit en 1992 par David Norton et Robert Kaplan, qui ont pris des mesures de performance commerciale antérieures (exclusivement financières) et les ont développées pour inclure également des mesures non financières. Ce faisant, ils ont créé une méthodologie adaptée qui a été publiée dans l'article de Harvard Business Review " The Balanced Scorecard – Measures That Drive Performance ".

Le modèle de tableau de bord prospectif proposé par Norton et Kaplan

Selon ce document de référence, un tableau de bord prospectif repose sur les quatre perspectives suivantes pour surveiller la santé organisationnelle et soutenir l'amélioration continue au niveau de la performance et des résultats stratégiques:

• Financier – le point de vue des actionnaires, qui traduit les objectifs qui ont un impact sur une organisation;
  Les mesures typiques utilisées par les entreprises à but lucratif comprennent le bénéfice d'exploitation, la croissance des revenus, le retour sur investissement et les capitaux propres, les bénéfices, les coûts fixes et d'autres aspects intéressant les propriétaires.

  Conçue à l'origine pour être utilisée par les entreprises à but lucratif, la carte de pointage prospectife est devenue plus largement acceptée et adaptée à d'autres types d'organisations (gouvernement, sans but lucratif). Étant donné que ces derniers n’ont pas de profit, la perspective financière a été rebaptisée «Intendance» pour faire référence à la gestion des fonds et du personnel.

• Client – comment les clients vivent et perçoivent une organisation; il s'agit d'identifier les facettes de votre entreprise qui sont importantes pour vos clients et qui soutiennent votre situation financière; renommé «Bénéficiaires» ou «Bénéficiaires» par des organismes à but non lucratif et «Parties prenantes» par des agences gouvernementales ou des entreprises technologiques;

  Cette perspective examine les activités d’une entreprise du point de vue des clients et compare son service à celui de ses concurrents. Les indicateurs spécifiques diffèrent d'un secteur à l'autre, mais la plupart se concentrent sur le temps, la qualité et les niveaux de service, ce qui fait de la satisfaction client et de la réactivité de l'entreprise les plus courantes dans l'ensemble.

  Pour évaluer le point de vue de votre client, une série de questions utiles peut servir de point de départ:

  • Quels sont les commentaires reçus de vos clients?

  • Comment recueillez-vous ces commentaires (sondages, plateforme d'examen ou autres sources)?

  • Quelle mesure objective avez-vous pour la satisfaction client?

• Processus d'affaires – les processus clés utilisés pour répondre aux exigences des clients et des actionnaires;

  Cette perspective inspecte les processus internes et les technologies de support d'une entreprise pour identifier lesquels d'entre eux peuvent être améliorés et rationalisés en supprimant les inefficacités et les aspects défectueux.

  Exemples de domaines suivis dans la perspective des processus métier du tableau de bord prospectif:

  • Le temps de prendre une commande, d'embarquer une nouvelle recrue ou de terminer d'autres processus internes;

  • Le pourcentage de processus sans papier et en libre-service (sans besoin d'externalisation);

  • Temps de configuration, temps de cycle, rendement du premier passage et temps de lancement d'un nouveau produit (industrie manufacturière).

• Apprentissage et croissance – également connu sous le nom de «capacité organisationnelle», cette perspective examine comment une entreprise favorise le changement continu et crée de la valeur; il considère la santé de l'organisation en termes de qualité de la saisie des connaissances et de l'efficacité avec laquelle les employés utilisent les informations pour en faire un avantage concurrentiel par rapport à l'industrie.

  Les mesures pertinentes pour la capacité organisationnelle résultent de l'examen de domaines spécifiques tels que:

  • la performance des employés;

  • leurs compétences;

  • des méthodes de formation appliquées de manière à les aider à grandir;

  • les outils utilisés pour encourager et soutenir l'innovation;

  • culture d'entreprise;

  • leadership;

  • base de connaissances.

2. Comment utiliser un tableau de bord prospectif - Utilisations

Pour aider une organisation à articuler et à mettre en œuvre sa stratégie, un tableau de bord prospectif est le plus souvent utilisé de la manière suivante:

• Fournir une vue d'ensemble des objectifs globaux d'une organisation

  Étant donné que de nombreuses entreprises se concentrent uniquement sur les ventes et les dépenses, un tableau de bord prospectif (qui suit à la fois les mesures financières et non financières) rappelle aux dirigeants que d'autres aspects - tels que la qualité et le service - sont tout aussi importants.

• Renforcer le bon comportement dans une organisation et atteindre les objectifs qui résultent de ses fonctions principales

  En analysant séparément les quatre perspectives mentionnées ci-dessus, un tableau de bord prospectif aide les entreprises à identifier les facteurs qui entravent la performance de l'entreprise et à définir des mesures correctives au sein de chaque «département».

• Communiquer la stratégie dans toute l'organisation

  Un tableau de bord prospectif établit une carte stratégique qui communique les priorités et les objectifs aux employés, clients, fournisseurs et autres parties prenantes de manière claire et concise.

• Aligner les activités quotidiennes, les divisions et les départements d’une organisation autour d’une stratégie commune

  En identifiant, mesurant et améliorant diverses fonctions internes de l’entreprise et leurs résultats externes, un tableau de bord prospectif relie la vision, la mission et les valeurs d’une entreprise aux mesures, initiatives et objectifs stratégiques. Il décompose également les objectifs et les mesures en unités commerciales, ce qui aide toutes les parties prenantes à comprendre comment leurs projets contribuent au succès global de l'organisation.

• Suivre et améliorer les performances stratégiques

  Un tableau de bord prospectif surveille et mesure les progrès vers les objectifs stratégiques, agissant comme une source de rétroaction sur laquelle les gestionnaires et les cadres peuvent s'appuyer pour prendre de meilleures décisions pour l'organisation.

• Pour faciliter la planification des activités

  En fournissant des indicateurs clairs que les parties prenantes peuvent interpréter et utiliser, le tableau de bord prospectif sert de guide pour améliorer:

  - priorisation des projets et produits d'entreprise;

  - mise en place de cartes stratégiques où la valeur est ajoutée;

  - l'élaboration d'objectifs et d'initiatives stratégiques.

3. Quand utiliser un tableau de bord prospectif - Approche, conditions d'une mise en œuvre réussie

Offrant un cadre utile pour le suivi et la gestion de la stratégie, le tableau de bord prospectif s'est avéré applicable dans de nombreux secteurs et industries et à des organisations de toutes sortes et de toutes tailles (commerciales, à but non lucratif, gouvernementales, de la santé et plus). Il est généralement géré par des équipes de direction au niveau de la direction ou de la division / département. Cependant, sa mise en œuvre réussie dépend fortement de l'approche choisie et d'autres facteurs dont nous parlerons ci-dessous.

L'approche du tableau de bord prospectif

Pour établir la bonne approche, une organisation doit d'abord identifier ses indicateurs principaux (moteurs) et retardataires (résultats). Celles-ci agissent comme des baromètres du succès et indiquent si une entreprise atteint ses objectifs. Une fois ceux-ci définis, la prochaine étape de la mise en œuvre d'un tableau de bord prospectif consiste à décider si:

• vous partez de zéro ou modifiez ce que vous avez;

• vous le faites vous-même ou demandez à une tierce source externe de le faire pour vous.

Partir de zéro avec votre tableau de bord prospectif implique:

• Définir la mission globale, la vision et les objectifs clés de l'entreprise;

• Regrouper les objectifs et les initiatives dans une carte stratégique qui raconte l’histoire de l’entreprise;

• Décider de la manière dont vous allez mesurer et gérer les données du tableau de bord prospectif.

Voici les facteurs essentiels qui assurent la mise en œuvre réussie d'un nouveau tableau de bord prospectif:

• Adhésion du leadership - étant donné qu'un tableau de bord prospectif n'est pas un projet, mais un changement dans la façon dont les choses sont gérées, vous aurez besoin de l'engagement total de votre équipe de direction pour faire fonctionner ce processus.

• Un accord commun entre les membres de l'équipe de direction sur le but pour lequel le tableau de bord prospectif est nécessaire (pourquoi vous faites cela).

• Développer les bonnes mesures et objectifs de performance pour chacune des quatre perspectives afin que vous puissiez ensuite collecter et analyser les données pertinentes. De cette façon, votre tableau de bord permettra une revue efficace de la gestion de la stratégie basée sur la mesure.

Selon que le TBP est créé en interne ou en externe, les exigences suivantes agissent comme des critères importants pour un résultat positif:

Modifier ce que vous avez déjà

C'est l'approche recommandée lorsque vous avez déjà:

• Un plan stratégique;

• Un ensemble d'objectifs;

• Un processus de mesure régulier pour l'équipe de direction.

Avec ces «ingrédients» initiaux déjà établis, le TBP est validé et il vous suffit d'ajuster ou d'ajouter de nouvelles initiatives et / ou mesures pour soutenir le cadre existant. La clé est d'assurer la cohérence de vos documents stratégiques et systèmes de mesure.

4. Comment créer un tableau de bord prospectif en 5 étapes

Le moyen le plus simple de créer une carte de performance prospectife consiste à utiliser un modèle. Cependant, il existe un processus standard commun à suivre afin de créer efficacement une carte de pointage prospectife traditionnelle à partir de zéro. Cela implique les 5 étapes ci-dessous:

1. Déterminez la vision et créez un énoncé d'objectif – placez-le au centre du tableau de bord prospectif. Quel que soit le domaine de votre entreprise qui fait l'objet d'un examen approfondi, il doit toujours être lié à cette vision fondamentale qui traduit le principal résultat externe que vous souhaitez atteindre.

2. Ajoutez les quatre perspectives et concevez un programme de changement – placez ces quatre perspectives dans un cercle autour de la vision centrale et, pour chacune d'elles, identifiez les domaines qui doivent être améliorés ou modifiés pour une valeur ajoutée.

3. Définissez les objectifs stratégiques et les initiatives qui vous aideront à orienter votre stratégie – lorsque vous articulez vos objectifs, vous devez garder à l'esprit que ceux-ci doivent être:

   - exprimé par un verbe («augmenter», «réduire», «optimiser» etc.);

   - exploitable (ce devrait être un élément sur lequel vous pouvez contrôler et faire quelque chose);

   - continu (puisque les tableaux de bord prospectifs concernent l'amélioration continue, un objectif ne doit pas être un événement ponctuel ou de type échéance);

   - mesurable (il doit être possible et facile à quantifier).

4. Définissez des mesures pour vos objectifs – pour chacun de vos objectifs, choisissez un ou deux aspects que vous mesurerez pour déterminer comment il fonctionne. Par exemple, si votre objectif est «d'augmenter les acquisitions», une mesure utile serait «le nombre de nouveaux achats».

5. Connectez chaque élément (créez une carte stratégique) – utilisez des flèches pour montrer comment chaque perspective est interconnectée aux autres en termes de réalisation de la vision de l'entreprise. Ce faisant, vous démontrez en un coup d'œil comment diverses actions à court terme contribuent aux objectifs stratégiques à long terme de votre entreprise (la chaîne de cause à effet).

Une fois créé et même avec une mise en œuvre initiale bien conçue, le TBP prend du temps pour commencer à produire des résultats visibles car il nécessitera des mises à jour régulières à mesure que de nouveaux défis émergent. Pour que les entreprises apprennent, s'adaptent et s'améliorent en fonction des commentaires continus, il est essentiel qu'elles suivent et gèrent constamment leurs tableaux de bord prospectifs. Heureusement, une variété d'outils spécifiques ont été développés à cet effet, soutenant ainsi la gestion continue des plans stratégiques.

5. Exemples de tableaux de bord prospectifs dans différents secteurs

Pour illustrer les concepts théoriques présentés ci-dessus et pour vous aider à mieux comprendre le fonctionnement des tableaux de bord prospectifs, nous avons rassemblé quelques exemples de tableaux de bord prospectifs utilisés dans divers secteurs.

Exemple de tableau de bord prospectif bancaire

Exemple de tableau de bord prospectif de fabrication

Exemple de tableau de bord prospectif logiciel

Exemple de tableau de bord prospectif des agences gouvernementales

Exemple de tableau de bord prospectif des soins de santé

Exemple de tableau de bord prospectif à but non lucratif

Exemple de tableau de bord prospectif de gestion

Téléchargez ces exemples de tableaux de bord

Vous pouvez facilement personnaliser ces exemples de tableaux de bord avec des buts et des objectifs qui correspondent aux besoins de votre organisation. Téléchargez le fichier PowerPoint et modifiez ou ajoutez des formes, du texte ou des connecteurs sur les diapositives.

TÉLÉCHARGER LES DIAPOSITIVES POWERPOINT

Pour plus de ressources concernant la création d'un tableau de bord prospectif, veuillez consulter notre section dédiée sur les outils de tableau de bord prospectif.