Taakbeheer

Methoden voor taakbeheer die werken

Er zijn verschillende belangrijke benaderingen voor het beheren van de taken van een team. Hoewel veel van de populaire methoden zijn ontworpen voor softwareontwikkelingsprojecten, kunnen ze ook met succes op andere gebieden worden toegepast. In feite zijn dit enkele van de meest efficiënte technieken, omdat ze zijn bedacht door professionals die hard nodig hadden om snel te werken, georganiseerd te blijven en op tijd te leveren.

Hieronder worden enkele veelgebruikte taakbeheersystemen uitgelegd.

1. Waterval

Waterval is een van de meer traditionele methoden voor taakbeheer en is een lineaire benadering die een uitgebreide planning vereist. Taken worden vooraf volledig gedefinieerd en vervolgens in volgorde uitgevoerd, waarbij elke fase moet worden voltooid voordat de volgende kan beginnen.

Met zorgvuldig gepland en opgeleverd werk in een enkele cyclus, heeft het watervalsysteem het voordeel dat het voorspelbaar en zeer eenvoudig is, maar het biedt niet veel flexibiliteit. Dit is de reden waarom het het best geschikt is voor grote projecten waarvoor strikte deadlines moeten worden aangehouden of voor repetitieve activiteiten die weinig kansen bieden u onderweg te verrassen.

2. Agile taakbeheer

Hoewel het vaak als zodanig wordt beschreven, is Agile niet bepaald een taakbeheersingstechniek, maar eerder een filosofie of een reeks principes, in eerste instantie bedacht voor softwareontwikkelingsprojecten. De belangrijkste vier waarden beschreven in het Agile Manifesto zijn:

• Individuen en interacties via tools en processen
• Reageren op verandering in de uitvoering van een plan
• Klantensamenwerking boven contractonderhandelingen
• Werkende software boven gedetailleerde documentatie

Met Agile doorlopen teams doorheen processen van planning, uitvoering en evaluatie. Projecttaken worden bedacht en aangepast aan de situatie, in plaats van alles vanaf het begin in steen te zetten zoals in het Waterfall-systeem. Dit maakt Agile het meest geschikt voor incrementele projecten of doelen die een hoger niveau van onvoorspelbaarheid en complexiteit hebben.

3. Scrum-taakbeheer

Als een vorm van Agile taakbeheer, pleit Scrum voor het machtigen van een klein, zelforganiserend team om rollen en verantwoordelijkheden te definiëren en taken te prioriteren. In Scrum zijn er iteraties met een vaste lengte die sprints worden genoemd die een of twee weken duren, waarna het team specifieke segmenten van het project moet leveren en de volgende iteratie moet plannen.

Deze taakbeheermethode biedt flexibiliteit en stelt het team in staat om een duidelijk inzicht te krijgen in de status van het project, waardoor ze wegblokkades die hen kunnen tegenhouden nauwkeurig kunnen inschatten. Er zijn echter grote faalkansen als niet alle individuen binnen het team voldoende ervaren, meewerkend en toegewijd aan het werk zijn.

4. Kanban-taakbeheer

Kanban lijkt op Scrum en richt zich op zelfsturende teams en vroege releases. Kanban is lichter in processen, is visueel en flexibel, heeft geen voorgeschreven rollen en wil de output verbeteren door de focus van het team op taken die er echt toe doen te vergroten. Het systeem is ideaal voor kleinere teams die werken in contexten waar taakprioriteiten vaak kunnen veranderen - bijvoorbeeld onderhoud of operationele omgevingen.

Het model gebruikt een Kanban-bord om de verschillende ontwikkelingsstadia weer te geven en Kanban-kaarten om taken in het werkproces weer te geven. In zijn eenvoudigste vorm (hierboven afgebeeld) heeft de structuur van het bord drie kolommen:

• Te doen
• Bezig
• Gedaan

Kaarten worden door deze kolommen verplaatst naarmate het werk aan taken vordert, waardoor een duidelijk beeld wordt geschetst van het workflowproces en iedereen kan zien wat er volgt. Dit maakt het gemakkelijk om opnieuw prioriteit te geven, werk in uitvoering te beperken, vastlopen te voorkomen en problemen vroegtijdig aan het licht te brengen.

5. GTD-taakbeheer

GTD (Getting Things Done), gecreëerd door productiviteitsconsultant David Allen rond dezelfde tijd als Agile verscheen, veroverde de wereld toen het voor het eerst werd gepubliceerd. Het is een systeem voor het vastleggen van ideeën en het beheren van taken, gebaseerd op het principe dat "het hoofd is om ideeën te hebben, niet om ze vast te houden." De methode is bedoeld om de geest te ontmoedigen en de productiviteit te verbeteren door ideeën om te zetten in fysieke acties. Dit is hoe het werkt:

1. Verzamel alle taken die op enig moment moeten worden uitgevoerd en voeg meer taken toe aan de lijst zodra ze binnenkomen.
2. Verduidelijk en organiseer de taken. Wat niet uitvoerbaar is, wordt verplaatst naar een "Prullenbak" -lijst, terwijl wat binnen twee minuten kan worden gedaan, meteen moet worden gedaan. Welke taken langer duren, krijgen prioriteit en worden gepland en taken waarvoor meerdere acties nodig zijn, worden opgesplitst in kleinere, gemakkelijker te beheren stukken.
3. Review vaak. De tijd nemen om de takenlijsten ten minste eenmaal per week te herzien en bij te werken, is cruciaal voor de effectiviteit van het systeem.
4. Bezighouden. Kies uw volgende taak en ga aan de slag. Het systeem moet dit gemakkelijk maken, omdat de taken zijn gecategoriseerd, geprioriteerd en opgedeeld in kleine stukjes die gemakkelijk te starten zijn.

Hoewel oorspronkelijk bedoeld voor individueel taakbeheer, kan GTD ook succesvol werken in teamomgevingen. Het biedt een gemeenschappelijke 'taal' en een reeks principes voor het hele team, terwijl leden deze principes kunnen implementeren op een manier die voor hen het beste werkt.

Welk taakbeheersysteem moet u kiezen?

De keuze voor een taakbeheermethode is afhankelijk van verschillende factoren, van de complexiteit van het werk, de flexibiliteit van de tijdlijn en de betrokkenheid van de belanghebbenden tot de grootte, cultuur en zelfs afkeer van verandering van het team. Meestal nemen managers niet de beslissing om de juiste pasvorm te vinden - ze werken samen met de teamleden om de aanpak te kiezen die voor iedereen de meeste voordelen oplevert.

Een ding om te onthouden is dat de hierboven gepresenteerde taakbeheersystemen elkaar niet uitsluiten - ze kunnen met succes worden gemengd om aan de bijzonderheden en voorkeuren van elk team te voldoen. Hier is een voorbeeld van een dergelijke mix:

• De Agile-principes kunnen worden gebruikt als een algemene manier van denken om snel vooruitgang te boeken.
• GTD kan worden toegepast voor het definiëren, organiseren en prioriteren van taken.
• Kanban kan worden gebruikt als een manier om de taken te visualiseren en te volgen.