Projektübersicht Vorlage

Eine Projektübersicht fungiert als Aufzugspräsentation eines Projektmanagers gegenüber seinem Senior Management. Wenn es richtig gemacht wird, überzeugt es das Publikum effektiv von der Gültigkeit und dem Wert des fraglichen Projekts und erhält grünes Licht für seinen Start.

Um zu lernen, wie Sie einen überzeugenden Projektüberblick erstellen, der Ihr Projekt stark unterstützt, finden Sie hier einige wichtige Fakten, die Sie zuerst wissen müssen. Darüber hinaus finden Sie eine kostenlos herunterladbare Vorlage für die Projektübersicht, die Sie leicht in eine ansprechende Grafik anpassen können, die Ihr Projekt unterstützt.

Was ist eine Projektübersicht?

Eine Projektübersicht ist eine einseitige Zusammenfassung Ihres Projekts auf hoher Ebene und ein entscheidendes Werkzeug, um jedes Projekt auf den Weg zu bringen. Eine Projektübersicht hebt jede besondere Chance hervor, die ein Projekt bieten kann, und skizziert die Ziele, Zielsetzungen, Kriterien für eine erfolgreiche Umsetzung und potenzielle Risiken, die mit einem solchen Vorhaben verbunden sind.

Die Projektübersicht wird vor Projektbeginn zusammengestellt und beschreibt die wichtigsten Punkte des Vorhabens. Es dient auch als Referenzquelle, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer zusammenarbeiten, um die gleichen Endergebnisse zu erzielen.

Warum eine Projektübersicht erstellen?

Eine Projektübersicht gibt den Kern eines Projekts in Bezug auf Ziele und Schritte zu deren Erreichung wieder. Diese Art der Projektskizze ist in vielerlei Hinsicht nützlich:

• Es dient als Verkaufsargument für die organisatorischen Parteien, die befugt sind, ein Projekt zu initiieren.
• Es hilft, das gesamte Projektteam auf den gleichen Stand zu bringen, indem es alle beteiligten Arbeiten in ein verdauliches Format bringt.
• Es bietet Projektmanagern eine einfache Möglichkeit, den Fortschritt ihres Projekts zu überwachen und zu überprüfen, ob sie alle gesetzten Erwartungen erfüllen.
• Es kann als wertvolle Quelle historischer Daten für zukünftige ähnliche Initiativen dienen.

Wie schreibt man eine Projektübersicht?

Beim Erstellen einer Projektübersicht sind einige Grundregeln zu beachten:

• Fassen Sie sich kurz – vertiefen Sie sich nicht in die Einzelheiten eines Projekts. Ihre Führungskräfte müssen den Grund für Ihren Vorschlag einfach und schnell verstehen.
• Konzentrieren Sie sich auf den Wert, den das Projekt schaffen kann, oder auf die Probleme, die es lösen kann.
• Werden Sie nicht technisch – verwenden Sie keinen Fachjargon, da Ihre Projektübersicht auf ein Nicht-Projektpublikum ausgerichtet ist.

Was sollte eine Projektübersicht beinhalten?

Eine gut ausgearbeitete Projektübersicht umfasst die folgenden Hauptabschnitte:

• Identifizierende Details – Projekttitel, Name des Managers und Executive Sponsors sowie wer die Projektdaten zusammengestellt hat.
• Geschäftsfall – Darstellung des Werts des Projekts für die Organisation und Auflistung der wichtigsten Vorteile.
• Grund für das Projekt – Adressierung der Gelegenheit oder des Problems, das die Initiierung des Projekts erfordert; In diesem Abschnitt sollte erläutert werden, wie das Projekt die identifizierte Chance nutzt oder das skizzierte Problem löst.
• Ziele und Zielsetzungen – Präsentieren der Richtung, in die das Projekt geht.
• Projektumfang – Festlegung des Arbeitsumfangs, der durchgeführt wird, um die gesetzten Ziele zu erreichen. Es erfordert einen Zeitleiste, der alle wichtigen Aufgaben und Meilensteine ​​angibt, die während der Durchführung des Projekts abgedeckt werden müssen.
  Sie können ein solches Visual ganz einfach anhand einer Vorlage wie der auf dieser Seite angebotenen erstellen oder mithilfe unserer Schritt-für-Schritt-Anleitungen lernen, wie Sie mit verschiedenen Office-Tools eine Zeitachse erstellen.
• Leistungen – Bestimmung der gewünschten Endergebnisse des Projekts zusammen mit den Kriterien und Kennzahlen, an denen der Erfolg Ihres Projekts gemessen wird.

Verwenden und Aktualisieren der Projektübersichtsvorlage

Diese kostenlos herunterladbare Vorlage für eine Projektübersicht hilft Geschäftsleuten, den Managementrahmen für ihr Projekt auf klare und effektive Weise darzustellen. Es bietet die visuelle Unterstützung, die erforderlich ist, um zu beschreiben, wie das Projekt während seines gesamten Lebenszyklus verwaltet und überwacht wird, damit es für das Publikum leicht verständlich ist.

In Projekten mit hohem Aktivitätsvolumen müssen Informationen möglichst einfach vermittelt werden, damit die wichtigsten Aspekte interpretiert werden können, um effiziente Entscheidungen treffen zu können. Mit der Projektübersichtsvorlage können Manager große Datenmengen vereinfachen und Zweck, Umfang und Ziele eines Projekts effektiv kommunizieren, sodass alle beteiligten Mitglieder auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten.

Dieses Projektübersichtsbeispiel bietet eine Vielzahl von Farben und Formen zur Definition von Meilensteinen und Aufgaben und sorgt für eine klare Struktur und ein klares Layout für jede Projektpräsentation. Es ist leicht zu bearbeiten und kann an spezifische Anforderungen angepasst oder aktualisiert werden, um auftretende Änderungen entweder manuell in PowerPoint oder automatisch über Office Timeline zu berücksichtigen.

Office Timeline ist ein benutzerfreundliches PowerPoint-Plugin, das Projektmanagement-Profis hilft, schnell beeindruckende Visuals zu erstellen, die den Ansatz beschreiben, der zum Management des Projekts verwendet wird. Für komplexere Projektübersichten mit Nebenplänen und sich überschneidenden Phasen können sie Office Timeline Pro+ Edition verwenden, um Aufgaben in Kategorien zu gruppieren oder wichtige Ereignisse in Phasen zu unterteilen. Die Vollanwendung ist in der Lage, Daten von Plattformen wie Microsoft Project, Excel, Wrike oder Smartsheet zu importieren und in eine übersichtliche Zeitleiste zu verwandeln. Damit spart es Profis noch mehr Zeit und Aufwand beim Erstellen oder Aktualisieren einer Projektübersichtspräsentation.

Erfolgreiche Projektübersichten geben Managern, Teammitgliedern und Stakeholdern einen sofortigen Überblick über die Kernkomponenten, Prozesse und Ergebnisse des Projekts. Office Timeline erleichtert die Kommunikation all dieser Aspekte zwischen den Projektteilnehmern durch wirkungsvolle Visualisierungen wie dieses Beispiel für eine Projektübersicht. Die Projektübersichtsvorlage hilft dem Publikum, den Status und Fortschritt des Projekts zu verstehen, Aktivitätsdetails direkt und einfach aus einer Gesamtperspektive anzuzeigen und die Grundlagen für eine effektive Entscheidungsfindung zu gewinnen. Einmal erstellt, kann es aktualisiert, weiter angepasst und für zukünftige Projekte wiederverwendet werden, was das Erstellen einer neuen Projektübersicht von Grund auf erleichtert.