Projektmanagement-Vorlage

Im PM-Kontext sind Zeitleisten chronologische Auflistungen der im Rahmen des Projekts zu erledigenden Aufgaben und zu erreichenden Meilensteine. Diese Art von Visuals eignet sich perfekt für Projekte mit mehreren voneinander abhängigen beweglichen Teilen, da sie den Teams, die bestimmte Aktivitäten bearbeiten, mühelos zeigen, welche Aufgaben in welcher Reihenfolge erledigt werden müssen, in welcher Phase des Projekts und wie viel Zeit für die Erbringung der Ergebnisse zur Verfügung steht. Wir empfehlen, diesen Prozess zu befolgen, wenn Sie sich hinsetzen, um einen Zeitplan für Ihr nächstes Projekt zu erstellen:

1. Beginnen Sie mit einer Projektumfangserklärung, die die zu erbringenden Leistungen und Ressourcen definiert.

2. Teilen Sie Ihr Projekt mithilfe von Meilensteinen in kleinere, besser überschaubare Phasen auf.

3. Erstellen Sie auf der Grundlage der Projektumfangserklärung Zeitschätzungen für jede der beteiligten Aufgaben.

4. Konsultieren Sie die Teilnehmer und/oder Teams, die das Projekt bearbeiten, und weisen Sie die Aufgaben zu.

5. Verwenden Sie ein Zeitleisten-Erstellungstool, um eine visuelle Darstellung des Projekts zu erstellen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Excel-Projektmanagement-Zeitachse zu erstellen:

1. Klicken Sie im Menüband von Microsoft Excel auf die Registerkarte Einfügen.

2. Gehen Sie zu SmartArt-Grafik einfügen und wählen Sie die Option Verarbeiten.

3. Suchen Sie den Diagrammtyp Basic Timeline und klicken Sie darauf.

4. Bearbeiten Sie den Text im Textbereich, um Ihre Projektdaten zu veranschaulichen.

Eine detaillierte Demonstration des Prozesses finden Sie in unserem Tutorial zum Erstellen einer Zeitleiste in Excel.

PowerPoint verfügt über eine Reihe relativ einfacher Grafikstile unter der SmartArt-Menübandregisterkarte, die Benutzer zum Erstellen einer Projektzeitleiste verwenden können. Je komplexer Ihr Projekt ist, desto schwieriger und zeitaufwändiger ist diese Aufgabe. Auch wenn es sich nicht um einen komplizierten Plan handelt, ist das manuelle Erstellen und Aktualisieren einer Zeitleiste mit den in PowerPoint verfügbaren Tools immer noch schwierig und bestenfalls ein langwieriger Prozess. Weitere Informationen finden Sie in unserer ausführlichen Anleitung zum manuellen Erstellen von Zeitleisten in PowerPoint.

Eine bessere Alternative, insbesondere wenn Ihre tägliche Arbeit häufige Planungen und Präsentationen erfordert, wäre es, einen speziellen Zeitleisten-Ersteller in Betracht zu ziehen, z. B. Office Timeline, das auch in einer kostenlosen Version erhältlich ist.

Das Kopieren des Gantt-Diagramms, das Sie gerade in MS Project erstellt haben, nach PowerPoint kann mit den in den beiden Microsoft Office-Programmen verfügbaren Tools durchgeführt werden. Allerdings gibt es einen Haken: Sie können Ihre Grafik nur als statisches, nicht bearbeitbares Bild exportieren. Auch wenn es zwischen verschiedenen Versionen von MS Office Unterschiede in der Benutzeroberfläche geben kann, sollten Sie wie folgt vorgehen:

• Besuchen Sie auf der Registerkarte „Ansicht“ in MS Project den Abschnitt „Daten“ und wählen Sie über die Kategorie „Filter“ die Aufgaben aus, die Sie importieren möchten.

• Klicken Sie auf der Registerkarte „Aufgabe“ auf die Option „Bild kopieren“.

• Aktivieren Sie die Option „Für Bildschirm“ und kopieren Sie dann die ausgewählten Zeilen.

• Stellen Sie die Zeitskala auf „Wie auf dem Bildschirm angezeigt“ ein.

• Wechseln Sie zu PowerPoint und fügen Sie das Gantt-Diagramm ein.

Wenn Sie nun nach einer besseren Möglichkeit suchen, dies zu tun, können Sie mit speziellen Projektzeitleisten- und Gantt-Diagramm-Erstellern wie Office Timeline ganz einfach die MS Project-Daten importieren und eine vollständig anpassbare Grafik direkt in PowerPoint erstellen! Sehen Sie sich unseren Leitfaden an, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie Ihre MS Project-Daten in eine PowerPoint-Zeitleiste umwandeln.

Sie können eine Projektzeitleiste entweder mit Programmen der Microsoft Office-Suite (sowie deren Google-Pendants) oder mit einem speziellen Zeitleisten-Ersteller wie Office Timeline erstellen. Der Hauptnachteil der ersteren Option ist jedoch das Fehlen bereits vorhandener Vorlagen. Wenn Sie regelmäßig mit Zeitplänen arbeiten, kann dies schnell zu einer Belastung werden, da Sie jedes Mal bei Null anfangen müssen.

Auf der anderen Seite sind die meisten engagierten Timeline-Ersteller mit einer Reihe professionell gestalteter Zeitstrahl-Vorlagen vorinstalliert, aus denen Sie wählen können. Geben Sie einfach Ihre Daten ein oder importieren Sie sie in eine Vorlage, und die Anwendung rendert die Zeitleiste für Sie. Wenn Sie sich für Office Timeline als Ihren dedizierten Zeitleisten-Ersteller entschieden haben, können Sie auch Ihre eigenen Vorlagen erstellen und speichern, um sie für zukünftige Projekte wiederzuverwenden.

RACI, auch RACI-Matrix genannt, ist ein Projektmanagementprotokoll zur Zuweisung von Verantwortlichkeiten. Im Kern handelt es sich um eine Tabelle, in der die an einem Projekt beteiligten Personen (oder Teams) und der Grad ihrer Beteiligung an jeder Aufgabe aufgeführt sind. Das Akronym selbst steht für Folgendes:

• Zuständig (Responsible): Einer verantwortlichen Person oder einem verantwortlichen Team werden bestimmte Aufgaben oder die Erstellung von Leistungen direkt zugewiesen. Es wird dringend empfohlen, mindestens einen Verantwortlichen pro Aufgabe/Leistung zu haben. Beispiele hierfür sind Entwickler, Produktionsteams usw.

• Verantwortlich (Accountable): Die Rolle der verantwortlichen Person oder des verantwortlichen Teams besteht darin, die Arbeit an den Verantwortlichen zu delegieren und sicherzustellen, dass jede Aufgabe innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens erledigt wird. Diese Aufgabe obliegt in der Regel der Führung bzw. dem Management.

• Konsultiert (Consulted): Diese Parteien sind in der Regel Stakeholder des Projekts und ihr Beitrag zum Fortschritt und zu den Ergebnissen wird benötigt, wenn der Projektmanager es für richtig hält. Zu den Kategorien, die wir hier einbeziehen können, gehören Teams aus anderen Abteilungen, die möglicherweise vom Projektablauf betroffen sind.

• Informiert (Informed): Dazu gehören Abteilungsleiter, Direktoren oder Führungskräfte, die nicht direkt vom Ergebnis des Projekts betroffen sind, aber dennoch auf dem Laufenden gehalten werden müssen. Ihre Eingaben oder Entscheidungen sind nicht erforderlich. Manchmal reicht eine einfache Präsentation auf hohem Niveau aus.

RASCI ist eine Variation der ursprünglichen Projektmanagementmethode zur Definition von Rollen, RACI (Zuständig/Responsible, Verantwortlich/Accountable, Konsultiert/Consulted and Informiert/Informed). Das zusätzliche „S“ steht für „Unterstützend/Supportive“, eine Rolle, die definiert wurde, um den Verantwortlichen bei der Erledigung ihrer Aufgaben zu helfen. Die unterstützende Person oder das unterstützende Team kann in unterschiedlichem Maße am Ergebnis des Projekts beteiligt sein und fungiert in der Regel als Sicherheitsvorkehrung und Puffer für die Belegschaft, die immer dann eingreift, wenn es nötig ist, die Arbeitsbelastung auf Kurs zu halten.

PMP (Project Management Professional) und Six Sigma, zwei der beliebtesten Methoden, die üblicherweise zur Erzielung besserer Ergebnisse für Unternehmen eingesetzt werden, nähern sich diesem Ziel aus unterschiedlichen Blickwinkeln. Bevor Sie sich entscheiden, welche Art von Zertifizierung Sie anstreben möchten, werfen wir einen Blick darauf, was sie auszeichnet:

• Verbessern vs. Beheben: PMP-zertifizierte Experten sind besser in der Lage, die Erfolgsquote eines Vorhabens zu erhöhen, während sich ihre Six Sigma-Kollegen auf die Entdeckung und Beseitigung von Problemen in verschiedenen Arbeitsprozessen konzentrieren.

• Planen vs. Optimieren: Ein Projektmanagement-Experte ist für die Erstellung und Ausführung von Projektplänen verantwortlich, während ein Six Sigma-Mitarbeiter darauf abzielt, unnötigen Aufwand oder Ausgaben zu minimieren.

• Termingesteuert vs. kontinuierliche Kontrolle: PMPs erstellen Arbeitsaufteilungspläne und halten Fristen ein, während die Six Sigma-Rolle kontinuierlich mit der Phasenkontrolle beschäftigt ist.

• Standardisierte Praktiken vs. datengesteuerte Methoden: PMP verlässt sich auf standardisierte Methoden, um alle Ziele eines Projekts innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens zu erreichen, während Six Sigma Analysen nutzt, um kontinuierlich neue Herausforderungen zu identifizieren und zu lösen.

Die Wasserfall-Methodik steht in ihrem Ansatz zum Abschluss eines Projekts im Gegensatz zur Agile-Strategie. Genauer gesagt bedeutet es, ein Projekt gleich zu Beginn zu planen und es in verschiedene, lineare Phasen aufzuteilen, die erst beginnen, wenn die vorherige Phase abgeschlossen ist. Wasserfall gilt als die bessere Option, wenn die Projekte langwierig und vorhersehbar sind und wahrscheinlich keine Änderungen erfordern, da das Zurücksetzen auf eine frühere Phase teuer ist.

In einer idealen Welt müssten Projektmanager (PMs) lediglich einen Projektstrukturplan erstellen, die Arbeitslast zuweisen und auf den Abschluss des Projekts warten. Da dies nicht realistisch ist, ist die Projektsteuerung eine der wichtigsten Aufgaben des PM. Im Wesentlichen bedeutet es, die richtigen Kennzahlen zu verfolgen, um festzustellen, wie sich die Dinge entwickeln. Folgendes müssen sie beachten:

1. Ertragswertanalyse: Die Durchführung einer Wertanalyse sollte die Terminabweichung (wie weit ein Projekt im Rückstand oder voraus ist) und die Kostenabweichung (wie unter- oder überbudgetiert das Projekt liegt) aufzeigen. Die Kenntnis dieser beiden Werte kann dem PM dabei helfen, die Projektparameter entsprechend anzupassen.

2. Umfangskontrolle: Oft kommt es bei kleinen Aufgaben, die zum ursprünglichen Plan hinzugefügt werden, zu einem Schneeballeffekt, der zu Verzögerungen führt und das zugewiesene Projektbudget erschöpft. Diese Aufgaben werden als „Scope Creep“ bezeichnet. Der beste Weg, sie zu bekämpfen, besteht darin, die ursprüngliche Scope-Anweisung regelmäßig zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie nicht entgleist ist.

3. Kommunikation: Die Erstellung eines Kommunikationsabschnitts im Projektmanagementplan ist eine hervorragende Möglichkeit, um sicherzustellen, dass die Beteiligten genau die Art von Aktualisierungen erhalten, die sie benötigen. Dies kann einen großen Beitrag zur Gewährleistung einer produktiven und vertrauensbasierten Beziehung zwischen dem PM und den Kunden leisten.

4. Risiken: Die Systematisierung der von Beginn des Projekts an bekannten potenziellen Gefahren in einem Risikoregister und die Ergreifung aktiver Maßnahmen zu deren Minderung sind die letzten Punkte auf der Agenda der Projektsteuerung. Das Risikoregister kann während des gesamten Lebenszyklus des Projekts neu bewertet und aktualisiert werden.

Wenn Sie einen Projektzeitplan erstellen, müssen Sie die folgenden vier Elemente unbedingt abhaken:

1. Aufgaben – sind im Wesentlichen Aufschlüsselungen der gesamten Arbeit, begrenzt in Umfang und Dauer, mit voreingestellten Start-/Enddaten;

2. Meilensteine – Definieren Sie die Projektphasen;

3. Abhängigkeiten – zeigen die Vernetzung der Aufgaben auf der Zeitachse an;

4. Zeitskalen – dienen als Zeitpfeil im Hintergrund und zeigen den linearen Verlauf des Zeitplans an.

Obwohl dies nicht zwingend erforderlich ist, können Swimlanes und Sub-Swimlanes sehr dabei helfen, klarzustellen, welche Teams welche Aufgaben bearbeiten oder wie verschiedene Projektphasen zusammenwirken. Um besser zu verstehen, wie Swimlanes einem Projekt eine zusätzliche Ordnungsebene verleihen können, schauen Sie sich unsere Swimlane-Diagrammvorlage an, die mit der kostenlosen 14-Tage-Testversion des Office Timeline-Add-Ins einfach angepasst werden kann.