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Projektmanagement-Vorlage

Die Verwendung einer Projektmanagement-Zeitleistenvorlage zur Veranschaulichung der kritischen Aktivitäten, Fristen und Fortschritte eines Projekts hilft Projektplanern, ihre Initiativen anzukurbeln und die Art und Weise zu verbessern, wie sie die beteiligten Teams und erforderlichen Anstrengungen koordinieren. Als Projektmanager müssen Sie zahlreiche wichtige Dokumente für die Planung, Terminierung, Überprüfung und Kommunikation von Aufgaben, Spezifikationen, Leistungen und vielem mehr erstellen. Das Erstellen dieser gesamten Dokumentation von Grund auf ist zeitaufwändig, weshalb Projektzeitleistenvorlagen eine unverzichtbare Ressource sind, um die Zeit optimal zu nutzen.

Damit Sie Ihre Arbeit besser organisieren können, haben wir hier eine Reihe wichtiger Fakten zu Projektmanagement-Zeitplänen zusammengestellt, begleitet von einer professionell gestalteten Vorlage, die leicht in einen gut integrierten Projektplan angepasst werden kann.

Wie schreibt man eine Projektmanagement-Zeitleiste?

Die Verwaltung eines Projekts wird einfacher, wenn Sie sich auf eine Zeitleiste anstelle einer Tabelle oder einer einfachen To-Do-Liste verlassen. Eine Projektmanagement-Zeitleiste hilft Ihnen dabei, klar zu sehen, wie alle Teile zusammenpassen. Hier ist der Schritt-für-Schritt-Prozess, um eine effektive Zeitleiste zu erstellen:

  1. Erstellen Sie eine Projektbeschreibung - Sie dient als Leitfaden, der Zweck, Ziele, Meilensteine ​​und Vision des Gesamtprojekts erklärt und alle Projektbeteiligten auf dem Laufenden hält.
  2. Legen Sie Ihre To-Do-Liste fest – identifizieren Sie alle Aktionen und Ereignisse, die für den Abschluss Ihres Projekts erforderlich sind.
  3. Schätzen Sie die Dauer jedes Ihrer identifizierten Schritte ab – indem Sie herausfinden, wie lange es dauert, eine Aufgabe im Vergleich zum Gesamtzeitrahmen des Projekts abzuschließen, können Sie alle Aktivitäten richtig planen und in einer klaren Roadmap ordnen.
  4. Abhängigkeiten abbilden – Geben Sie an, ob Aufgaben gleichzeitig ausgeführt werden können, und definieren Sie, wie diese sich überschneidenden Elemente voneinander abhängen. Auf diese Weise können Sie den Fortschritt besser überwachen und auf Kurs bleiben.
  5. Erstellen Sie die Zeitachse Ihres Projekts, um die Vorgehensweise und alle wichtigen Meilensteine ​​zu visualisieren, die erreicht werden müssen.
    Sie können eine Zeitleiste entweder mit Hilfe verschiedener Office-Tools wie Excel erstellen oder eine Zeitleistevorlage verwenden, wie sie hier heruntergeladen werden kann.

Was ist eine Projektzeitleistevorlage?

Eine Projektzeitleistenvorlage ist ein vorgefertigtes Balkendiagramm, zu dem Sie Ihre eigenen Projektdaten hinzufügen können, um eine benutzerdefinierte Visualisierung zu erstellen. Projektzeitleisten-Vorlagen ersparen Ihnen die Zeit und den Aufwand, bei Null anzufangen, verbessern die Effizienz und sorgen für eine Standardisierung Ihres Projektmanagementprozesses.

Visualisieren und überwachen Sie Ihre nächste Initiative effektiv mit unserer Projektmanagement-Vorlage, die Sie kostenlos herunterladen und mit nur wenigen Klicks anpassen können.

Verwenden und Aktualisieren der Projektmanagement-Vorlage

Projektmanager benötigen eine Planübersicht, die sie mit Team, Partnern und Stakeholdern teilen können. Die Projektmanagement-Vorlage wurde erstellt, um Managern bei der Planung und Kommunikation ihrer Projekte zu helfen. Es zeigt die kritischen Aufgaben und Meilensteine und wie weit das Projekt fortgeschritten ist.

Projektmanagement-Vorlagen helfen Projektmanagern, mit klaren Bildern zu kommunizieren, die weder kompliziert noch schwierig sind. Sie sind so konzipiert, dass wichtige Zielgruppen die wichtigsten Ergebnisse des Projekts schnell verstehen und den Fortschritt des Plans auf einen Blick sehen können. Diese Projektmanagement-Zeitachsenvorlage ist ein PowerPoint-Download, der leicht bearbeitet und für Newsletter, Dokumente, Vorschläge, Projektbewertungen oder Scorecards verwendet werden kann. Projektmanagementteams, die PowerPoint verwenden, können an der Vorlage zusammenarbeiten und ihre Folien schnell mit Kunden, Partnern und dem Management teilen.

Die Zeitleistenvorlage kann manuell in PowerPoint geändert werden oder Sie können das kostenlose Projektmanagement-Tool von Office Timeline verwenden, um sie sofort zu aktualisieren und automatisch anzupassen, wenn sich Ihre Projektzeitpläne ändern. Das Projektmanagement-Zeitachsentool wurde als PowerPoint-Plug-in erstellt, damit Projektmanager Zeitachsen und Gantt-Diagramme direkt aus der vertrauten Anwendung heraus erstellen können.

Das Tool ist nützlich, um die Folie schnell zu aktualisieren, ohne sie neu erstellen zu müssen. Wenn Termine für Meilensteine ​​und Aufgaben verrutschen oder abgeschlossen sind, können Sie die Projektmanagement-Vorlage sofort aktualisieren. Sie können den Fortschritt auch mit der Funktion „Prozent abgeschlossen“ oder „Heutiges Datum“ anzeigen. Office Timeline Pro+ Edition ist in Projektmanagementanwendungen wie Microsoft Project oder Excel integriert, sodass alle zuvor erstellten Projektdaten automatisch in eine Projektmanagementfolie wie diese Vorlage umgewandelt werden können.

Mit dem Projektmanagement-Tool Office Timeline für Microsoft PowerPoint war Projektexzellenz noch nie so einfach. Die App hilft Ihnen, diese Projektmanagement-Vorlage automatisch zu aktualisieren und zu überarbeiten, oder Sie können damit neue Projektmanagement-Folien so schnell erstellen, wie Ihre Manager und Kunden sie benötigen.

Häufig gestellte Fragen zu Projektmanagement-Zeitleistenvorlagen

Entdecken Sie diese umfassende Liste mit Fragen und Antworten zu Zeitleistenvorlagen im Projektmanagement.

Wie erstellt man einen Projektmanagement-Zeitplan?

Im PM-Kontext sind Zeitleisten chronologische Auflistungen der im Rahmen des Projekts zu erledigenden Aufgaben und zu erreichenden Meilensteine. Diese Art von Visuals eignet sich perfekt für Projekte mit mehreren voneinander abhängigen beweglichen Teilen, da sie den Teams, die bestimmte Aktivitäten bearbeiten, mühelos zeigen, welche Aufgaben in welcher Reihenfolge erledigt werden müssen, in welcher Phase des Projekts und wie viel Zeit für die Erbringung der Ergebnisse zur Verfügung steht. Wir empfehlen, diesen Prozess zu befolgen, wenn Sie sich hinsetzen, um einen Zeitplan für Ihr nächstes Projekt zu erstellen:

  1. Beginnen Sie mit einer Projektumfangserklärung, die die zu erbringenden Leistungen und Ressourcen definiert.

  2. Teilen Sie Ihr Projekt mithilfe von Meilensteinen in kleinere, besser überschaubare Phasen auf.

  3. Erstellen Sie auf der Grundlage der Projektumfangserklärung Zeitschätzungen für jede der beteiligten Aufgaben.

  4. Konsultieren Sie die Teilnehmer und/oder Teams, die das Projekt bearbeiten, und weisen Sie die Aufgaben zu.

  5. Verwenden Sie ein Zeitleisten-Erstellungstool, um eine visuelle Darstellung des Projekts zu erstellen.

Wie erstelle ich eine Projektmanagement-Zeitleiste in Excel?

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Excel-Projektmanagement-Zeitachse zu erstellen:

  1. Klicken Sie im Menüband von Microsoft Excel auf die Registerkarte Einfügen.

  2. Gehen Sie zu SmartArt-Grafik einfügen und wählen Sie die Option Verarbeiten.

  3. Suchen Sie den Diagrammtyp Basic Timeline und klicken Sie darauf.

  4. Bearbeiten Sie den Text im Textbereich, um Ihre Projektdaten zu veranschaulichen.

Eine detaillierte Demonstration des Prozesses finden Sie in unserem Tutorial zum Erstellen einer Zeitleiste in Excel.

Wie erstelle ich eine Projektzeitleiste in PowerPoint?

PowerPoint verfügt über eine Reihe relativ einfacher Grafikstile unter der SmartArt-Menübandregisterkarte, die Benutzer zum Erstellen einer Projektzeitleiste verwenden können. Je komplexer Ihr Projekt ist, desto schwieriger und zeitaufwändiger ist diese Aufgabe. Auch wenn es sich nicht um einen komplizierten Plan handelt, ist das manuelle Erstellen und Aktualisieren einer Zeitleiste mit den in PowerPoint verfügbaren Tools immer noch schwierig und bestenfalls ein langwieriger Prozess. Weitere Informationen finden Sie in unserer ausführlichen Anleitung zum manuellen Erstellen von Zeitleisten in PowerPoint.

Eine bessere Alternative, insbesondere wenn Ihre tägliche Arbeit häufige Planungen und Präsentationen erfordert, wäre es, einen speziellen Zeitleisten-Ersteller in Betracht zu ziehen, z. B. Office Timeline, das auch in einer kostenlosen Version erhältlich ist.

Wie kopiere ich ein Gantt-Diagramm von MS Project nach PowerPoint?

Das Kopieren des Gantt-Diagramms, das Sie gerade in MS Project erstellt haben, nach PowerPoint kann mit den in den beiden Microsoft Office-Programmen verfügbaren Tools durchgeführt werden. Allerdings gibt es einen Haken: Sie können Ihre Grafik nur als statisches, nicht bearbeitbares Bild exportieren. Auch wenn es zwischen verschiedenen Versionen von MS Office Unterschiede in der Benutzeroberfläche geben kann, sollten Sie wie folgt vorgehen:

  • Besuchen Sie auf der Registerkarte „Ansicht“ in MS Project den Abschnitt „Daten“ und wählen Sie über die Kategorie „Filter“ die Aufgaben aus, die Sie importieren möchten.

  • Klicken Sie auf der Registerkarte „Aufgabe“ auf die Option „Bild kopieren“.

  • Aktivieren Sie die Option „Für Bildschirm“ und kopieren Sie dann die ausgewählten Zeilen.

  • Stellen Sie die Zeitskala auf „Wie auf dem Bildschirm angezeigt“ ein.

  • Wechseln Sie zu PowerPoint und fügen Sie das Gantt-Diagramm ein.

Wenn Sie nun nach einer besseren Möglichkeit suchen, dies zu tun, können Sie mit speziellen Projektzeitleisten- und Gantt-Diagramm-Erstellern wie Office Timeline ganz einfach die MS Project-Daten importieren und eine vollständig anpassbare Grafik direkt in PowerPoint erstellen! Sehen Sie sich unseren Leitfaden an, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie Ihre MS Project-Daten in eine PowerPoint-Zeitleiste umwandeln.

Wie erstelle ich eine Projektzeitleistenvorlage?

Sie können eine Projektzeitleiste entweder mit Programmen der Microsoft Office-Suite (sowie deren Google-Pendants) oder mit einem speziellen Zeitleisten-Ersteller wie Office Timeline erstellen. Der Hauptnachteil der ersteren Option ist jedoch das Fehlen bereits vorhandener Vorlagen. Wenn Sie regelmäßig mit Zeitplänen arbeiten, kann dies schnell zu einer Belastung werden, da Sie jedes Mal bei Null anfangen müssen.

Auf der anderen Seite sind die meisten engagierten Timeline-Ersteller mit einer Reihe professionell gestalteter Zeitstrahl-Vorlagen vorinstalliert, aus denen Sie wählen können. Geben Sie einfach Ihre Daten ein oder importieren Sie sie in eine Vorlage, und die Anwendung rendert die Zeitleiste für Sie. Wenn Sie sich für Office Timeline als Ihren dedizierten Zeitleisten-Ersteller entschieden haben, können Sie auch Ihre eigenen Vorlagen erstellen und speichern, um sie für zukünftige Projekte wiederzuverwenden.

Wofür steht RACI?

RACI, auch RACI-Matrix genannt, ist ein Projektmanagementprotokoll zur Zuweisung von Verantwortlichkeiten. Im Kern handelt es sich um eine Tabelle, in der die an einem Projekt beteiligten Personen (oder Teams) und der Grad ihrer Beteiligung an jeder Aufgabe aufgeführt sind. Das Akronym selbst steht für Folgendes:

  • Zuständig (Responsible): Einer verantwortlichen Person oder einem verantwortlichen Team werden bestimmte Aufgaben oder die Erstellung von Leistungen direkt zugewiesen. Es wird dringend empfohlen, mindestens einen Verantwortlichen pro Aufgabe/Leistung zu haben. Beispiele hierfür sind Entwickler, Produktionsteams usw.

  • Verantwortlich (Accountable): Die Rolle der verantwortlichen Person oder des verantwortlichen Teams besteht darin, die Arbeit an den Verantwortlichen zu delegieren und sicherzustellen, dass jede Aufgabe innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens erledigt wird. Diese Aufgabe obliegt in der Regel der Führung bzw. dem Management.

  • Konsultiert (Consulted): Diese Parteien sind in der Regel Stakeholder des Projekts und ihr Beitrag zum Fortschritt und zu den Ergebnissen wird benötigt, wenn der Projektmanager es für richtig hält. Zu den Kategorien, die wir hier einbeziehen können, gehören Teams aus anderen Abteilungen, die möglicherweise vom Projektablauf betroffen sind.

  • Informiert (Informed): Dazu gehören Abteilungsleiter, Direktoren oder Führungskräfte, die nicht direkt vom Ergebnis des Projekts betroffen sind, aber dennoch auf dem Laufenden gehalten werden müssen. Ihre Eingaben oder Entscheidungen sind nicht erforderlich. Manchmal reicht eine einfache Präsentation auf hohem Niveau aus.

Was ist der Unterschied zwischen RACI und RASCI?

RASCI ist eine Variation der ursprünglichen Projektmanagementmethode zur Definition von Rollen, RACI (Zuständig/Responsible, Verantwortlich/Accountable, Konsultiert/Consulted and Informiert/Informed). Das zusätzliche „S“ steht für „Unterstützend/Supportive“, eine Rolle, die definiert wurde, um den Verantwortlichen bei der Erledigung ihrer Aufgaben zu helfen. Die unterstützende Person oder das unterstützende Team kann in unterschiedlichem Maße am Ergebnis des Projekts beteiligt sein und fungiert in der Regel als Sicherheitsvorkehrung und Puffer für die Belegschaft, die immer dann eingreift, wenn es nötig ist, die Arbeitsbelastung auf Kurs zu halten.

Was ist der Unterschied zwischen PMP und Six Sigma?

PMP (Project Management Professional) und Six Sigma, zwei der beliebtesten Methoden, die üblicherweise zur Erzielung besserer Ergebnisse für Unternehmen eingesetzt werden, nähern sich diesem Ziel aus unterschiedlichen Blickwinkeln. Bevor Sie sich entscheiden, welche Art von Zertifizierung Sie anstreben möchten, werfen wir einen Blick darauf, was sie auszeichnet:

  • Verbessern vs. Beheben: PMP-zertifizierte Experten sind besser in der Lage, die Erfolgsquote eines Vorhabens zu erhöhen, während sich ihre Six Sigma-Kollegen auf die Entdeckung und Beseitigung von Problemen in verschiedenen Arbeitsprozessen konzentrieren.

  • Planen vs. Optimieren: Ein Projektmanagement-Experte ist für die Erstellung und Ausführung von Projektplänen verantwortlich, während ein Six Sigma-Mitarbeiter darauf abzielt, unnötigen Aufwand oder Ausgaben zu minimieren.

  • Termingesteuert vs. kontinuierliche Kontrolle: PMPs erstellen Arbeitsaufteilungspläne und halten Fristen ein, während die Six Sigma-Rolle kontinuierlich mit der Phasenkontrolle beschäftigt ist.

  • Standardisierte Praktiken vs. datengesteuerte Methoden: PMP verlässt sich auf standardisierte Methoden, um alle Ziele eines Projekts innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens zu erreichen, während Six Sigma Analysen nutzt, um kontinuierlich neue Herausforderungen zu identifizieren und zu lösen.

Was ist Wasserfall-Projektmanagement?

Die Wasserfall-Methodik steht in ihrem Ansatz zum Abschluss eines Projekts im Gegensatz zur Agile-Strategie. Genauer gesagt bedeutet es, ein Projekt gleich zu Beginn zu planen und es in verschiedene, lineare Phasen aufzuteilen, die erst beginnen, wenn die vorherige Phase abgeschlossen ist. Wasserfall gilt als die bessere Option, wenn die Projekte langwierig und vorhersehbar sind und wahrscheinlich keine Änderungen erfordern, da das Zurücksetzen auf eine frühere Phase teuer ist.

Was sind die vier Hauptelemente, die bei der Projektsteuerung eine Rolle spielen?

In einer idealen Welt müssten Projektmanager (PMs) lediglich einen Projektstrukturplan erstellen, die Arbeitslast zuweisen und auf den Abschluss des Projekts warten. Da dies nicht realistisch ist, ist die Projektsteuerung eine der wichtigsten Aufgaben des PM. Im Wesentlichen bedeutet es, die richtigen Kennzahlen zu verfolgen, um festzustellen, wie sich die Dinge entwickeln. Folgendes müssen sie beachten:

  1. Ertragswertanalyse: Die Durchführung einer Wertanalyse sollte die Terminabweichung (wie weit ein Projekt im Rückstand oder voraus ist) und die Kostenabweichung (wie unter- oder überbudgetiert das Projekt liegt) aufzeigen. Die Kenntnis dieser beiden Werte kann dem PM dabei helfen, die Projektparameter entsprechend anzupassen.

  2. Umfangskontrolle: Oft kommt es bei kleinen Aufgaben, die zum ursprünglichen Plan hinzugefügt werden, zu einem Schneeballeffekt, der zu Verzögerungen führt und das zugewiesene Projektbudget erschöpft. Diese Aufgaben werden als „Scope Creep“ bezeichnet. Der beste Weg, sie zu bekämpfen, besteht darin, die ursprüngliche Scope-Anweisung regelmäßig zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie nicht entgleist ist.

  3. Kommunikation: Die Erstellung eines Kommunikationsabschnitts im Projektmanagementplan ist eine hervorragende Möglichkeit, um sicherzustellen, dass die Beteiligten genau die Art von Aktualisierungen erhalten, die sie benötigen. Dies kann einen großen Beitrag zur Gewährleistung einer produktiven und vertrauensbasierten Beziehung zwischen dem PM und den Kunden leisten.

  4. Risiken: Die Systematisierung der von Beginn des Projekts an bekannten potenziellen Gefahren in einem Risikoregister und die Ergreifung aktiver Maßnahmen zu deren Minderung sind die letzten Punkte auf der Agenda der Projektsteuerung. Das Risikoregister kann während des gesamten Lebenszyklus des Projekts neu bewertet und aktualisiert werden.

Welche vier Elemente bilden einen Projektzeitplan?

Wenn Sie einen Projektzeitplan erstellen, müssen Sie die folgenden vier Elemente unbedingt abhaken:

  1. Aufgaben – sind im Wesentlichen Aufschlüsselungen der gesamten Arbeit, begrenzt in Umfang und Dauer, mit voreingestellten Start-/Enddaten;

  2. Meilensteine – Definieren Sie die Projektphasen;

  3. Abhängigkeiten – zeigen die Vernetzung der Aufgaben auf der Zeitachse an;

  4. Zeitskalen – dienen als Zeitpfeil im Hintergrund und zeigen den linearen Verlauf des Zeitplans an.

Obwohl dies nicht zwingend erforderlich ist, können Swimlanes und Sub-Swimlanes sehr dabei helfen, klarzustellen, welche Teams welche Aufgaben bearbeiten oder wie verschiedene Projektphasen zusammenwirken. Um besser zu verstehen, wie Swimlanes einem Projekt eine zusätzliche Ordnungsebene verleihen können, schauen Sie sich unsere Swimlane-Diagrammvorlage an, die mit der kostenlosen 14-Tage-Testversion des Office Timeline-Add-Ins einfach angepasst werden kann.

Projektplan-Vorlage
Projektplan

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Jahresplan-Vorlage
Jahresplan

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Verkaufsplan

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Das Aktualisieren Ihrer Vorlage ist einfach und schnell.

Verwenden Sie das PowerPoint-Add-In Office Timeline, um eine dieser Zeitleistrahl-Vorlagen schnell zu aktualisieren oder eigene Projektdiagramme zu erstellen. Ändern Sie ganz einfach die Texte, Daten, Farben, Formen und Stile Ihrer Zeitleiste direkt in PowerPoint.

Kostenloses PowerPoint-Add-In für Zeitleisten und Swimlane-Diagramme