Des outils de gestion de projet pour traiter et exploiter visuellement les données
Un guide sur la façon de choisir le meilleur logiciel pour vos besoins de visualisation de données de projet.
Que sont les outils visuels de gestion de projet ?
Le terme d'outils visuels de gestion de projet fait référence à tout type de logiciel ou d'application conçu pour aider les professionnels de la gestion de projet à organiser les données dans un format visuel et à gérer leurs tâches plus efficacement. Transformant des informations complexes en graphiques simples et faciles à digérer, les outils visuels de gestion de projet permettent aux chefs de projet de communiquer plus clairement les délais, les calendriers et les feuilles de route des flux de travail.
Malgré leur nom, les outils visuels de gestion de projet ne s'adressent pas qu'aux chefs de projet mais peuvent aussi être paramétrés pour répondre aux exigences d'équipes de tailles diverses et avec des objectifs différents.
Pourquoi utiliser des outils visuels de gestion de projet ?
L'utilisation d'un logiciel de gestion de projet visuel présente de nombreux avantages. Voici sept des plus importants :
1. Amélioration de la communication et de la collaboration d'équipe
Les systèmes de gestion de projet visuels vous permettent de rassembler des données en un seul endroit, ce qui garantit la clarté de qui fait quoi et facilite l'accès aux ressources, la délégation des tâches, le maintien des membres de l'équipe au courant des modifications et des mises à jour et le suivi des progrès. Tous ces aspects encouragent la collaboration entre les participants au projet et une meilleure communication avec les clients sur les rapports de statut, ce qui est particulièrement avantageux pour les équipes utilisant des méthodologies de gestion de projet agiles.
2. Amélioration de l'allocation et de la gestion des ressources
Un logiciel de gestion de projet peut vous aider à suivre et à allouer des ressources telles que la main-d'œuvre qualifiée et non qualifiée, les heures de travail facturables et non facturables, les budgets de projet et d'installation, etc. Fournissant des fonctionnalités telles que les calendriers de travail, les diagrammes de Gantt ou le suivi de la durée et du pourcentage d'achèvement des tâches, les outils PM vous permettent de mieux gérer le temps, la capacité et le calendrier de votre équipe, ainsi que de savoir où vont vos ressources.
3. Analyse de projet et rapports simplifiés
La plupart des outils de gestion de projet sont livrés avec des tableaux de bord personnalisables et des fonctionnalités de reporting (échéances à venir, taux d'achèvement des tâches) qui vous fourniront des informations précieuses sur les nombreux aspects de vos processus de projet. Ainsi, votre système PM hébergera non seulement vos données, mais vous donnera également des idées concrètes et approfondies sur la façon d'élaborer une stratégie pour votre prochain déménagement, d'améliorer les processus actuels pour réduire les retards et le gaspillage budgétaire, et de transmettre des informations aux parties prenantes à travers les différentes étapes de votre projet.
4. Centraliser les données du projet dans un format organisé
Avec un logiciel de gestion de projet, vous pouvez stocker en toute sécurité les détails du projet dans un système d'informations organisé, favorisant ainsi la transparence. S'appuyant sur une seule source de données, les participants au projet peuvent travailler et mettre à jour les bons documents en sachant que toutes les autres personnes impliquées sont sur la même longueur d'onde.
5. Soutenir le travail à distance
Étant donné que la plupart des outils PM sont disponibles en tant que logiciel en tant que service, cela signifie que les utilisateurs peuvent facilement se connecter à la plate-forme choisie de n'importe où (tant qu'ils disposent d'une connexion Internet) et travailler à distance, suivre les progrès, se référer aux dates d'échéance, partager de la documentation ou être initié à un nouveau projet.
6. Identification et atténuation des risques
Tout en agrégeant vos données, les solutions de gestion de projet unifient également différentes informations en une vue d'ensemble de ce qui se passe. En utilisant les fonctionnalités de création de rapports de l'outil que vous avez choisi et la variété des façons de visualiser vos données, vous pouvez repérer plus facilement les problèmes et les opportunités et agir en conséquence si nécessaire.
7. Standardisation accrue des processus
Au fur et à mesure que le projet progresse ou que l'équipe s'agrandit, les processus sous-jacents ont tendance à devenir plus complexes. Grâce à des fonctionnalités telles que des modèles de gestion de projet et des graphiques prédéfinis ou diverses options de traitement de documents/informations personnalisables, un outil PM dédié permet de normaliser certaines procédures de flux de travail.
Visualisez, gérez et partagez sans effort des plans de projet avec Office Timeline
En quelques clics seulement, vous pouvez importer des données à partir de vos outils bureautiques préférés, personnaliser des dizaines de modèles prédéfinis et créer des visuels de projet clairs et professionnels qui peuvent être instantanément mis à jour et partagés avec les équipes, les parties prenantes et les clients.
Comment trouver les meilleurs outils visuels de gestion de projet
Voici une liste des fonctionnalités de base que vous devriez rechercher dans tout logiciel de gestion de projet de qualité :
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Gestion des tâches - cela fait référence à la capacité de créer, d'attribuer et de surveiller les activités du projet (tâches) au fur et à mesure de leur progression. Une telle fonctionnalité vous permet de définir des dates d'échéance, de regrouper des tâches et des sous-tâches, de créer des listes de contrôle et d'ajouter des jalons pour marquer les étapes importantes en cours de route.
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Planification visuelle du projet - la solution que vous choisissez doit vous permettre de définir des délais et de tracer des échéanciers sur plusieurs vues telles que des chronologies, des diagrammes de Gantt et d'autres types de visuels de gestion de projet.
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Partage de fichiers - le système que vous choisissez doit avoir la capacité d'importer, d'organiser et d'exporter des fichiers dans différents formats afin que vous puissiez les télécharger, les enregistrer et les distribuer aux membres de l'équipe.
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Communication et collaboration - les utilisateurs doivent pouvoir attribuer des tâches, laisser des commentaires ou des mentions @, stocker des notes et modifier et mettre à jour la même version de document/graphique en temps réel.
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Évaluation et rapports - le bon outil de gestion de projet devrait vous permettre de suivre et d'évaluer la productivité et les progrès grâce à diverses options de rapports sur les ressources et la gestion.
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Flux du travail automatisés et modèles personnalisables pour des processus plus efficaces.
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Intégration avec d'autres systèmes de gestion de projet utilisés dans votre organisation.
Avec ces caractéristiques essentielles à l'esprit, vous pouvez ensuite affiner les nombreuses options disponibles sur le marché en répondant aux questions suivantes :
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Combien de personnes utiliseront le logiciel de gestion de projet ?
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Pouvez-vous d'abord essayer l'outil, en utilisant un essai gratuit pour les petites équipes ?
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La plate-forme propose-t-elle des solutions à vos points faibles ?
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Le logiciel est-il évolutif et capable d'évoluer avec vos besoins de gestion de projet ?
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Le système de gestion de projet visuel est-il intuitif et facile à mettre en œuvre ? Est-il accompagné de ressources d'intégration et de formation pratique ?
Ceux-ci représentent les principaux critères de sélection à utiliser pour trouver la bonne solution pour vos besoins. Pour simplifier davantage le processus d'évaluation, consultez notre revue des meilleures solutions logicielles de gestion de projet visuel à essayer.
Foire aux questions sur les outils visuels de gestion de projet
Retrouvez ci-dessous les réponses aux questions les plus fréquentes sur les logiciels de gestion de projets visuels.
Qu'est-ce qu'un outil de gestion de projet visuel ?
Un outil de gestion de projet visuel fait référence à tout logiciel, application ou modèle de gestion de projet personnalisable que vous pouvez utiliser pour transformer les données du projet en une représentation graphique claire telle qu'une chronologie, un diagramme de Gantt, une feuille de route, un diagramme à couloirs ou un tableau de bord.
Un outil visuel est-il utilisé dans la planification de projet ?
En tant que l'une des étapes les plus importantes de la gestion de projet, la planification de projet consiste à organiser clairement les données et les processus de planification qui doivent se produire pour atteindre vos objectifs. Le moyen le plus efficace d'y parvenir consiste à utiliser des diagrammes de gestion de projet visuels tels que des échéanciers, des diagrammes de Gant, des feuilles de route, des tableaux Kanban et des portefeuilles.
En structurant les informations du projet dans des présentations visuelles accessibles, ces outils fournissent un aperçu en un coup d'œil de ce sur quoi chaque membre de l'équipe travaille, de la date d'échéance des livrables du projet, des principales étapes, et plus encore. Ils donnent une forme interactive à la gestion du travail et encouragent la collaboration.
Comment organisez-vous visuellement un projet ?
L'une des façons les plus courantes d'organiser visuellement un projet se présente sous la forme de mises en page graphiques telles que :
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Chronologies de projet;
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Diagrammes de Gantt;
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Tableaux Kanban ;
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Calendriers ;
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Feuilles de route ;
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Tableaux de bord.
Cependant, il existe des moyens plus spécialisés qui peuvent aider à la visualisation des plans de projet. Ils sont livrés via un logiciel dédié qui permet non seulement la création de tels diagrammes de gestion de projet, mais inclut également des fonctions liées aux processus spécifiques au projet tels que le suivi, le reporting, la budgétisation et les prévisions.
Quels sont les outils de gestion de projet ?
Selon le type de projet que vous traitez, il existe une variété d'outils que vous pouvez utiliser pour organiser et gérer le travail associé. Par exemple, des modèles de gestion de projet prêts à l'emploi peuvent se prêter aux besoins de planification d'initiatives plus simples, ainsi que différentes plates-formes bureautiques standard telles que Microsoft Excel.
Cependant, la gestion de projet dans Excel peut donner un résultat insatisfaisant dans l'environnement commercial actuel, où la visualisation des données est une exigence de plus en plus importante. Ainsi, si vous avez besoin de visualiser et de suivre de nombreuses activités interdépendantes, vous pouvez opter pour un logiciel de gestion de projet visuel spécialisé qui peut s'adapter à une approche d'analyse du chemin critique ou à des méthodologies de gestion de projet plus agiles.
En bref, ce sont vos besoins particuliers en matière de gestion de projet qui pèsent le plus lorsqu'il s'agit de trouver le meilleur outil de gestion de projet.
Pourquoi les visuels sont-ils importants dans la gestion de projet ?
L'utilisation de visuels dans la gestion de projet est importante et recommandée dans l'environnement commercial actuel, car elle traduit des points de données complexes en un résultat de haut niveau qui peut être facilement communiqué au public cible. Cela aide les professionnels à :
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Gagner du temps et améliorez l'efficacité du travail.
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Fournir un aperçu clair du projet, ce qui permet aux parties clés de prendre des décisions plus éclairées et fondées sur des données.
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Visualiser la progression et l'état des activités du projet et identifiez les risques, les retards ou les perturbations potentielles.
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Encourager la collaboration entre les équipes et les parties prenantes.
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Comprendre, évaluer et prévenir l'impact des barrages routiers du projet en temps réel.
Qu'est-ce que la visualisation de projet ?
La visualisation de projet est une méthode d'illustration des données de projet dans un format simplifié et facile à suivre, apportant ainsi clarté et transparence dans le processus de gestion de projet. Selon le Project Management Institute, la visualisation de projet fournit des informations visuellement, "de manière à ce que n'importe qui puisse les consommer au moment, à l'endroit et de la manière qui lui conviennent".
Outil de gestion de projet visuel pour PowerPoint
Visualisez et gérez efficacement les données de projet avec Office Timeline. L'outil vous aide à organiser facilement les tâches, à définir les dépendances, à identifier le chemin critique de votre projet et à créer des visuels de projet prêts pour la présentation directement dans PowerPoint.
