Projectbeheer Tools om elk project te beheren

Projectmanagementsoftware om projectplannen te visualiseren

Wat zijn visuele hulpmiddelen voor projectbeheer?

De term visuele projectmanagementtools verwijst naar elk type software of applicatie die is ontworpen om projectmanagementprofessionals te helpen gegevens in een visueel formaat te ordenen en hun taken effectiever te beheren. Door complexe informatie om te zetten in eenvoudige, gemakkelijk te begrijpen grafische afbeeldingen, stellen visuele PM-tools projectmanagers in staat om workflow-tijdlijnen, schema's en roadmaps duidelijker te communiceren.

Ondanks hun naam zijn visuele projectmanagementtools niet alleen gericht op projectmanagers, maar kunnen ze ook worden opgezet om te voldoen aan de eisen van teams van verschillende groottes en met verschillende doelen.

Waarom visuele projectmanagementtools gebruiken?

Het gebruik van visuele projectmanagementsoftware heeft tal van voordelen. Hier zijn zeven van de belangrijkste:

1. Verbeterde communicatie en teamsamenwerking

Met visuele projectbeheersystemen kunt u gegevens op één plek verzamelen, wat zorgt voor duidelijkheid over wie wat doet en de toegang tot middelen, taakdelegatie, teamleden op de hoogte houden van wijzigingen en updates, en voortgangsregistratie. Al deze aspecten stimuleren samenwerking tussen projectdeelnemers en een betere communicatie met klanten over statusrapporten, wat vooral voordelig is voor teams die agile projectmanagementmethodologieën gebruiken.

2. Verbeterde toewijzing en beheer van middelen

Software voor projectbeheer kan u helpen bij het volgen en toewijzen van middelen zoals geschoolde en ongeschoolde arbeid, factureerbare en niet-factureerbare werkuren, project- en facilitaire budgetten, enzovoort. Met functies zoals werkkalenders, Gantt-diagrammen of het bijhouden van taakduur en % voltooid, kunt u met PM-tools de tijd, capaciteit en planning van uw team beter beheren en weten waar uw middelen naartoe gaan.

3. Vereenvoudigde projectanalyse en rapportage

De meeste projectbeheertools worden geleverd met aanpasbare dashboards en rapportagefunctionaliteiten (aankomende deadlines, voltooiingspercentages van taken) die u waardevol inzicht geven in de vele aspecten van uw projectprocessen. Uw PM-systeem bevat dus niet alleen uw gegevens, maar geeft u ook diepgaande bruikbare ideeën over hoe u uw volgende stap kunt strategiseren, huidige processen kunt verbeteren om vertragingen en budgetverspilling te verminderen, en informatie kunt overbrengen aan belanghebbenden in verschillende stadia van het proces.

4. Projectgegevens in een georganiseerd formaat centraliseren

Met projectmanagementsoftware kunt u projectdetails veilig opslaan in een georganiseerd informatiesysteem, waardoor transparantie wordt bevorderd. Door te vertrouwen op een enkele gegevensbron, kunnen projectdeelnemers aan de juiste documenten werken en deze bijwerken, wetende dat alle andere betrokkenen op dezelfde pagina zitten.

5. Ondersteuning van werken op afstand

Aangezien de meeste PM-tools beschikbaar zijn als software-as-a-service, betekent dit dat gebruikers gemakkelijk overal kunnen inloggen op het gekozen platform (zolang ze een internetverbinding hebben) en op afstand kunnen werken, de voortgang kunnen volgen, kunnen verwijzen naar vervaldatums, documentatie delen, of ingewijd worden in een nieuw project.

6. Risico-identificatie en-beperking

Naast het samenvoegen van uw gegevens, verenigen projectbeheeroplossingen ook verschillende stukjes informatie tot een groter beeld van wat er gaande is. Door gebruik te maken van de rapportagefuncties van de door u gekozen tool en verschillende manieren om uw gegevens te bekijken, kunt u problemen en kansen gemakkelijker opsporen en er indien nodig naar handelen.

7. Meer processtandaardisatie

Naarmate het project vordert of het team zich uitbreidt, worden de onderliggende processen steeds complexer. Dankzij functies zoals vooraf gebouwde projectbeheersjablonen, grafieken of verschillende aanpasbare document-/informatieverwerkingsopties, helpt een speciale PM-tool bepaalde workflowprocedures te standaardiseren.

Visualiseer, beheer en deel moeiteloos projectplannen met Office Timeline

Met slechts een paar klikken kunt u gegevens uit uw favoriete kantoortools importeren, tientallen kant-en-klare sjablonen aanpassen en professioneel ogende, duidelijke projectafbeeldingen maken die direct kunnen worden bijgewerkt en gedeeld met teams, belanghebbenden en klanten.

Importeer eenvoudig uw projectgegevens in Office Timeline

Maak nu projectvisuals

Hoe u de beste visuele hulpmiddelen voor projectbeheer kunt vinden

Hier is een lijst met kernfuncties waarnaar u moet zoeken in elke kwaliteitssoftware voor projectbeheer:

Taakbeheer - dit verwijst naar de mogelijkheid om projectactiviteiten (taken) te creëren, toe te wijzen en te bewaken naarmate ze vorderen. Met een dergelijke functionaliteit kunt u vervaldatums instellen, taken en subtaken groeperen, checklists maken en mijlpalen toevoegen om belangrijke stadia onderweg te markeren.
Visuele projectplanning - de oplossing die u kiest, moet u in staat stellen deadlines in te stellen en tijdlijnen in kaart te brengen in meerdere weergaven, zoals kalenders, Gantt-diagrammen en andere soorten projectmanagementvisuals.
Bestanden delen - het systeem dat u kiest, moet de mogelijkheid hebben om bestanden in verschillende formaten te importeren, organiseren en exporteren, zodat u ze kunt uploaden, opslaan en verspreiden onder teamleden.
Communicatie en samenwerking - gebruikers moeten in staat zijn om taken toe te wijzen, opmerkingen of @-vermeldingen achter te laten, notities op te slaan en dezelfde document-/grafiekversie in realtime te bewerken en bij te werken.
Evaluatie en rapportage - met de juiste tool voor projectbeheer kunt u de productiviteit en voortgang volgen en beoordelen via verschillende opties voor resource- en managementrapportage.
Geautomatiseerde workflows en aanpasbare sjablonen voor efficiëntere processen.
Integratie met andere projectbeheer systemen die in uw hele organisatie worden gebruikt.

Met deze essentiële functies in gedachten, kunt u vervolgens de vele beschikbare opties op de markt beperken door de volgende vragen te beantwoorden:

Hoeveel mensen gaan de projectmanagementsoftware gebruiken?
Kun je de tool eerst uitproberen met een gratis proefversie voor kleinere teams?
Biedt het platform oplossingen voor uw pijnpunten?
Is de software schaalbaar en kan deze meegroeien met uw behoeften op het gebied van projectbeheer?
Is het visuele projectmanagementsysteem intuïtief en eenvoudig te implementeren? Komt het met hulpmiddelen voor onboarding en how-to-training?

Dit zijn de belangrijkste selectiecriteria die u kunt gebruiken bij het vinden van de juiste pasvorm voor uw behoeften. Om het evaluatieproces nog verder te vereenvoudigen, kunt u ons overzicht bekijken van de beste softwareoplossingen voor visueel projectbeheer die u kunt uitproberen.

Veelgestelde vragen over visuele projectmanagementtools

Hieronder vindt u de antwoorden op de meest gestelde vragen over visuele projectmanagementsoftware.

Wat is een visuele tool voor projectmanagement?

Een visuele tool voor projectbeheer verwijst naar elke software, app of aanpasbare projectbeheersjabloon die u kunt gebruiken om projectgegevens om te zetten in een duidelijke grafische weergave, zoals een tijdlijn, Gantt-diagram, routekaart, zwembaandiagram of dashboard.

Visuals gemaakt door projectvisualisatietool Office Timeline

Wordt er een visueel hulpmiddel gebruikt bij de projectplanning?

Als een van de belangrijkste fasen van projectmanagement, gaat projectplanning over het duidelijk organiseren van gegevens en planningsprocessen die moeten plaatsvinden om uw doelen te bereiken. De meest effectieve manier om dit te doen is door het gebruik van visuele projectmanagementgrafieken zoals tijdlijnen, Gant-grafieken, roadmaps, Kanban-borden en portfolio's.

Deze tools structureren projectinformatie in toegankelijke visuele lay-outs en bieden in één oogopslag inzicht in waar elk teamlid aan werkt, wanneer de projectresultaten moeten worden opgeleverd, wat uw belangrijkste mijlpalen zijn en meer. Ze geven werkmanagement een interactieve vorm en stimuleren samenwerking.

Hoe organiseer je een project visueel?

Een van de meest gebruikelijke manieren om een project visueel te organiseren is in de vorm van grafische lay-outs zoals:

Projecttijdlijnen;
Gantt-diagrammen;
Kanbanborden;
Kalenders;
Routekaarten;
Dashboards.

Er zijn echter meer gespecialiseerde middelen die kunnen helpen bij het visualiseren van projectplannen. Ze worden geleverd via speciale software waarmee niet alleen dergelijke projectmanagementgrafieken kunnen worden gemaakt, maar ook functies bevatten die verband houden met projectspecifieke processen zoals tracking, rapportage, budgettering en prognoses.

Wat zijn de tools voor projectmanagement?

Afhankelijk van het type project waarmee u te maken heeft, zijn er verschillende tools die u kunt gebruiken om het bijbehorende werk te organiseren en te beheren. Kant-en-klare sjablonen voor projectbeheer kunnen zich bijvoorbeeld lenen voor de planningsbehoeften van eenvoudigere initiatieven, samen met verschillende standaard kantoorplatforms zoals Microsoft Excel.

Projectbeheer in Excel kan echter een onbevredigende output opleveren in de huidige zakelijke omgeving, waar datavisualisatie een steeds grotere vereiste is. Dus als u tal van onderling afhankelijke activiteiten moet visualiseren en volgen, wilt u misschien kiezen voor gespecialiseerde visuele PM-software die geschikt is voor een kritische padanalysebenadering of meer Agile projectmanagementmethodologieën.

Kortom, uw specifieke projectmanagementbehoeften wegen het meest mee bij het vinden van de beste projectmanagementtool.

Waarom zijn visuals belangrijk in projectmanagement?

Het gebruik van visuals in projectmanagement is belangrijk en wordt aanbevolen in de huidige zakelijke omgeving, omdat het complexe gegevenspunten vertaalt in een output van hoog niveau die gemakkelijk kan worden gecommuniceerd naar de doelgroep. Dit helpt op zijn beurt professionals:

Bespaar tijd en verbeter de werkefficiëntie.
Zorg voor een duidelijk overzicht van het project, waardoor belangrijke partijen beter geïnformeerde, datagestuurde beslissingen kunnen nemen.
Visualiseer de voortgang en status van de activiteiten van het project en identificeer risico's, vertragingen of mogelijke verstoringen.
Stimuleer samenwerking tussen teams en belanghebbenden.
Begrijp, beoordeel en voorkom de impact van projectblokkades in realtime.

Wat is projectvisualisatie?

Projectvisualisatie is een methode om projectgegevens te illustreren in een vereenvoudigd, gemakkelijk te volgen formaat, waardoor duidelijkheid en transparantie in het projectmanagementproces wordt gebracht. Volgens het Project Management Institute levert projectvisualisatie informatie visueel, "op een manier die iedereen kan gebruiken op een tijd, plaats en manier die hem uitkomt."

Visuele projectmanagementtool voor PowerPoint

Visualiseer en beheer projectgegevens effectief met Office Timeline. De tool helpt u eenvoudig taken te organiseren, afhankelijkheden in te stellen, het kritieke pad van uw project te identificeren en presentatieklare projectvisuals te bouwen, rechtstreeks in PowerPoint.