Projectgegevens visualiseren met projectmanagement grafieken
Ontdek enkele van de beste projectmanagement grafieken die u kunt gebruiken om uw projectplannen effectief te structureren.
Waarom projectmanagementgrafieken gebruiken?
Elke doorgewinterde projectmanagement professional zal het ermee eens zijn dat duidelijke datavisualisatie essentieel is voor het succesvolle resultaat van hun project. Het gebruik van projectmanagementgrafieken is dus noodzakelijk om belangrijke taken effectief te plannen, plannen en volgen. Door uw geplande activiteiten te visualiseren, stellen projectmanagementgrafieken u in staat eerst zelf projectgegevens te begrijpen en deze vervolgens effectief te communiceren met andere belangrijke deelnemers, wat op zijn beurt leidt tot verhoogde productiviteit en optimale projectimplementatie.
Projectmanagementgrafieken spelen ook een belangrijke rol bij het vaststellen van de waarde van het werk van een projectmanager, vooral wanneer het gaat om complexe initiatieven. Door de inspanningen die nodig zijn om een project uit te voeren visueel weer te geven, tonen grafieken die waarde op een manier die iedereen kan begrijpen.
Kortom, het gebruik van projectmanagementgrafieken heeft tal van voordelen omdat deze visuele hulpmiddelen helpen:
-
Orden projectinformatie systematisch, waardoor het voor u gemakkelijker wordt om gegevens te begrijpen en te evalueren.
-
Breng relevante en bruikbare projectdetails op één plaats en in een behapbaar formaat, waardoor u tijd bespaart doordat u niet heen en weer hoeft te gaan om gegevens te verzamelen.
-
U op de hoogte houden van de voortgang van het project.
-
Breng alle betrokken partijen op één lijn en stimuleer samenwerking tussen teamleden.
-
Volg projectstatus en voortgang op een effectievere manier.
-
Identificeer de aanpassingen die u moet aanbrengen in het oorspronkelijke projectplan om onverwachte problemen het hoofd te bieden.
-
Elimineer knelpunten en neem betere beslissingen bij het ontwikkelen van uw initiatieven.
Wat zijn projectmanagementgrafieken?
Projectmanagementgrafieken omvatten elke visuele weergave van de taken en processen die verband houden met een project. Deze grafische gegevensrepresentaties helpen bij het uitleggen, voorspellen, rapporteren of organiseren van een gezamenlijk initiatief.
Afhankelijk van het doel waarvoor ze bedoeld zijn, hebben projectmanagementgrafieken een breed scala aan vormen, vormen en maten. Er zijn soorten grafieken die betrekking hebben op de planningsfase van een project, terwijl andere zich richten op het volgen van de voortgang, het weergeven van oorzaak en gevolg of het visualiseren van specifieke gegevens. Sommige grafieken geven een projectlevenscyclus in zijn geheel weer, terwijl andere zich concentreren op slechts een klein deel ervan.
Het komt erop neer dat projectmanagementgrafieken alleen nuttig zijn binnen een bepaalde context. Om u meer inzicht te geven in de verscheidenheid en het gebruik van deze visuele projectbeheertools, hebben we 7 van de meest populaire soorten grafieken verzameld waarmee u projectgegevens gemakkelijk kunt visualiseren en overbrengen. Als je meer wilt weten over de algemene discipline van het managen van projecten, begin dan met onze projectmanagementgids voordat je in de onderstaande lijst duikt.
7 grafiektypen die veel worden gebruikt bij projectbeheer
Hier is onze lijst met de 7 veelgebruikte soorten projectmanagementgrafieken die u kunt gebruiken om uw projecten slim te ontwikkelen en te beheren:
Laten we meer te weten komen over deze veelvoorkomende typen projectmanagementgrafieken.
Kanban-bord
Een Kanban-bord is een essentieel onderdeel van elk Agile-projectmanagement initiatief en is een visuele weergave van werkstroomprocessen met eenvoudige statussen in kolommen. Het toont taken als kaarten op een bord dat doorgaans is georganiseerd in kolommen die de taakstatus weergeven (bijv. To Do, In Progress, Review en Complete). Dit type projectmanagementdiagram, meestal cloudgebaseerd en interactief, stelt gebruikers in staat om activiteiten toe te wijzen aan bepaalde personen en deze door vooraf gedefinieerde workflows te laten lopen.
Kanban-borden zijn over het algemeen een goed systeem gebleken voor agile workflows waar de voortgang van taken uniform is en elke taak goed wordt begrepen. Hier zijn een paar voorbeelden van dergelijke gevallen:
-
Wendbare, flexibele teams die zich bezighouden met projecten die kunnen worden opgesplitst in werkstromen met een kort bereik en met snel bewegende deliverables.
-
Op pull gebaseerde workflows met een groot aanbod aan beschikbare taken die elk relevant teamlid kan oppakken en uitvoeren.
-
Bewaking van projecten, vooral wanneer deze vergezeld gaan van chronologische grafieken zoals projecttijdlijnen, Gantt-grafieken of roadmaps.
Gantt-diagram
Een van de meest gebruikte projectmanagementdiagrammen, een Gantt-diagram, is een gegevensgestuurd staafdiagram dat de ontwikkeling van een project in de loop van de tijd weergeeft, waarbij de ingestelde tijdseenheden (weken/maanden/kwartalen) van links naar rechts bewegen langs de X as. Langs de Y-as kan de kijker de projectelementen (taken, mijlpalen, projectfasen, etc.) van boven naar beneden zien lopen.
Gantt-diagrammen bieden een effectieve manier om alle essentiële projectgegevens op één plek te ordenen, omdat u hiermee het volgende kunt doen:
-
Plan taken en stel taakafhankelijkheden in.
-
Breng mijlpalen in kaart en koppel ze aan relevante taken.
-
Identificeer het kritieke pad van het project.
-
Houd de projectvoortgang bij.
Vanwege hun multifunctionele indeling zijn Gantt-diagrammen het meest geschikt voor projecten die afhankelijk zijn van de methode van het kritieke pad of projecten met overlappende componenten en taakafhankelijkheden. Ze dienen ook als krachtige visuele projectmanagementtools die teamleden en belanghebbenden helpen om op één lijn te komen met een gedeelde visie op de projecttijdlijn.
Project tijdlijn
Een projecttijdlijn is een visuele lijst van gebeurtenissen en activiteiten (mijlpalen en taken) die in chronologische volgorde zijn geplaatst langs een as die de totale tijdsduur van het project weergeeft. Hiermee kunnen projectmanagers in één oogopslag het volledige projectplan bekijken.
Projecttijdlijnen hebben doorgaans de vorm van een horizontaal staafdiagram, waarbij elke staaf een taak vertegenwoordigt die een beschrijving en bijbehorende begin- en einddatums krijgt. Tijdlijnen bieden een diepgaand overzicht van een initiatief van begin tot einde en helpen projectmanagers om:
-
Organiseer taken.
-
Laat zien wanneer taken starten binnen het project.
-
Bekijk deadlines voor taken.
-
Koppel afhankelijke taken.
-
Verdeel het totale werk in fasen.
Routekaart
Een routekaart (of roadmap) is een visuele weergave op hoog niveau van een strategisch plan. Het toont de hoofddoelen van een project en de actiegerichte stappen die nodig zijn om deze volgens een geplande planning te bereiken. Dit helpt projectmanagers om de visie van wat ze willen bereiken om te zetten in een solide plan voor hoe ze die ambities gaan realiseren, gegeven hun beschikbare middelen en capaciteit.
Door een reeks doelstellingen te koppelen aan een specifieke reeks taken die binnen een bepaald tijdsbestek moeten worden uitgevoerd, verbinden roadmaps uw strategie (het waarom), het werk dat nodig is om uw deliverables te bereiken (het wat) en een tijdlijn voor voltooiing (het wanneer).
Projectportfolio
Een projectportfolio verwijst naar een groepering van projecten en programma's, maar kan ook projectgerelateerde verantwoordelijkheden en activiteiten omvatten. Het belangrijkste doel van het gebruik van een projectportfolio is het schetsen van een gecentraliseerde methodologie voor het beheren en overzien van meerdere afzonderlijke initiatieven. Het helpt ook bij het tot stand brengen van gestandaardiseerd bestuur binnen een organisatie.
Het creëren en beheren van een projectportfolio zorgt ervoor dat bedrijven en bedrijven de juiste projecten aannemen, wat betekent dat ze aansluiten bij de waarden, strategieën en doelen van de organisatie.
Dashboard
Een dashboard is een soort projectmanagementdiagram dat een 360-gradenweergave biedt van de status, inzichten en datapunten van een project. Door gegevens van alle belangrijke projectcontactpunten samen te voegen tot een uniform formaat, stelt een dashboard projectdeelnemers in staat om de informatie die ze nodig hebben uit één enkele bron te halen.
Bij projectbeheer worden dashboards meestal gebruikt om:
-
belangrijke prestatie-indicatoren voor verschillende projecten bijhouden (bijv. taakstatus, projectvoortgang, uren/taken, risico's en wijzigingen, budget, totale omzet, enz.).
-
voortgangsrapportages weergeven.
-
markeer gebieden die aandacht nodig hebben.
-
informatie vertalen naar bruikbare inzichten.
Gezien de doelen die ze dienen (zoals hierboven vermeld), worden dashboards een krachtig middel voor:
-
teams om bij te houden wat werkt en wat niet, en dus wat ze moeten aanpassen om de projectdoelen te halen.
-
het monitoren van het succes van bepaalde campagnes, processen en projecten.
-
het meten van resultaten en het gelijktijdig aansturen van meerdere bewegende delen.
Werkverdeling structuurdiagram
Een Werkverdeling structuurdiagram of Work Breakdown Structure Diagram (WSB) in projectmanagement is een visuele, hiërarchische en op deliverables gerichte grafiek die een project in kleinere componenten deconstrueert. Het lijkt op een organigram, maar in plaats van een CEO aan de top en leidinggevenden op een lager niveau, toont het respectievelijk een project en de fasen op hoog niveau (of specialiteiten of deliverables). Daaronder staan categorieën of initiatieven, gevolgd door de hiërarchie met meer gedetailleerde verantwoordelijkheden en taken.
Het formaat van een work breakdown structure diagram geeft een duidelijk beeld van het werk of de afdelingen die betrokken zijn bij een project. Een krachtig hulpmiddel bij het overzien van een project op hoog niveau, een WSB-diagram kan het beste worden gebruikt in bijzonder grote projecten waarbij het ontmoedigend lijkt om te begrijpen welk werk moet worden gedaan. Het werkt echter niet als een effectieve visual als u wilt overbrengen wie wat doet en wanneer, tenzij u het combineert met een tijdlijn of een Gantt-diagram om de zaken duidelijker te maken.
Bekijk onze verzameling gratis, downloadbare projectmanagementsjablonen voor meer voorbeelden van grafieken die u kunt gebruiken om projectwerk effectief te beheren.
Veelgestelde vragen over projectmanagementgrafieken
In dit gedeelte worden veelgestelde vragen over projectbeheer grafieken behandeld. Vindt hieronder onze antwoorden.
Wat is de beste grafiek voor projectmanagement?
Gezien de vele aspecten van projectmanagement als discipline, is er geen enkele grafiek die ze allemaal tegelijk kan bedienen. Dit is de reden waarom verschillende soorten projectmanagementgrafieken worden gebruikt, afhankelijk van verschillende scenario's. Als gevolg hiervan is de beste grafiek die u kunt kiezen degene die het meest waardevolle inzicht biedt voor uw specifieke geval. Om te beslissen of uw optie dat doet, moet u er rekening mee houden dat een projectmanagementschema ten minste drie belangrijke voordelen voor u en uw team moet opleveren:
Het moet inzicht geven in de reikwijdte van het project – het door u gekozen diagram moet waardevol, in één oogopslag inzicht bieden in de aard van uw project, en verder gaan dan het tonen van tijdlijnen, voltooiingspercentages of andere eng gerichte statistieken.
Het moet de efficiëntie verbeteren, ongeacht de teamgrootte – het moet complexe gegevens omzetten in een verteerbare, gemakkelijk te begrijpen output.
Het moet samenwerking tussen teamleden aanmoedigen en transparantie waarborgen – het moet duidelijk onthullen in welke volgorde taken verondersteld worden te gebeuren, wie verantwoordelijk is voor wat en wie verantwoordelijk is voor elke taak.
Om u verder te helpen bij het kiezen van het juiste grafiektype, kunt u onze lijst met projectmanagementgrafieken bekijken die u kunt gebruiken om verschillende aspecten van uw project te analyseren en te bewaken.
Wat is een projectmanagementgrafiek?
Een projectmanagementgrafiek is een grafische weergave van projectgerelateerde activiteiten en processen. Het is een visuele tool die complexe projectgegevens gemakkelijk te begrijpen maakt, waardoor projectmanagers taken kunnen stroomlijnen, middelen efficiënt kunnen beheren en tijdbeheer kunnen verbeteren.
Blader door onze galerij met sjablonen voor projectbeheer en ontdek een breed scala aan grafiekvoorbeelden die u gratis kunt downloaden en gebruiken om uw projecten te organiseren.
Wat zijn de 5 belangrijkste projectmanagementprocessen?
Volgens de Project Management Body of Knowledge Guide van het Project Management Institute (PMI) zijn de 5 basisfasen in een projectmanagementproces:
Projectinitiatie – het omvat het definiëren van projectdoelen, het opstellen van een businesscase, het schetsen van het projecthandvest en het identificeren van de belangrijkste belanghebbenden.
Projectplanning – in deze fase moet de reikwijdte van het project worden gedefinieerd, een projectplan worden gemaakt, een basislijn voor het budget worden vastgesteld en rollen en verantwoordelijkheden worden gedefinieerd.
Projectuitvoering - het omvat praktische aspecten zoals toewijzing en beheer van projectmiddelen, het bouwen van het product of proces, het identificeren en aanpakken van problemen wanneer deze zich voordoen.
Projectmonitoring – hier volgen de relevante projectdeelnemers inspanningen en kosten, bewaken ze de projectvoortgang, zorgen ze voor naleving van het plan en voorkomen of minimaliseren ze risico's op verstoringen.
Projectafronding - deze laatste fase omvat de overdracht en beoordeling van projectresultaten, goedkeuring van projectresultaten en documentatie van projectlessen.
Projectbeheergrafieken zijn een grote hulp bij het effectiever beheren van deze verschillende fasen van projectontwikkeling. Maak uw eigen, gemakkelijk te begrijpen en gegevensgestuurde grafieken om de kwaliteit van uw projectwerk te verbeteren met behulp van een speciale projectgrafiekmaker zoals Office Timeline.
Professionele projectgrafieken gemakkelijk gemaakt
Visualiseer en communiceer projectgegevens effectief met Office Timeline. De tool helpt u met slechts een paar klikken duidelijke tijdlijnen op hoog niveau, Gantt-diagrammen, roadmaps en andere projectvisuals te maken.
