Gestion des tâches

Méthodologies de gestion des tâches qui fonctionnent

Il existe plusieurs approches principales pour gérer les tâches d'une équipe. Bien que de nombreuses méthodes populaires aient été conçues pour des projets de développement logiciel, elles peuvent également être appliquées avec succès dans d'autres domaines. En fait, elles peuvent être parmi les techniques les plus efficaces, car elles ont été conçues par des professionnels qui avaient désespérément besoin de travailler rapidement, de rester organisés et de livrer à temps.

Voici quelques systèmes de gestion des tâches couramment utilisés expliqués.

1. En Cascade

L'une des méthodologies de gestion des tâches les plus traditionnelles, la cascade est une approche linéaire qui nécessite une planification approfondie. Les tâches sont définies en amont et exécutées en séquence, chaque phase devant être terminée avant que la suivante puisse commencer.

Avec un travail soigneusement planifié et livré en un seul cycle, le système de cascade a l'avantage d'être prévisible et très simple, mais il n'offre pas beaucoup de flexibilité. C'est pourquoi il est idéal pour les grands projets qui nécessitent de respecter des délais stricts ou pour des activités répétitives qui ont peu de chances de vous surprendre en cours de route.

2. Gestion agile des tâches

Bien que souvent décrit comme tel, Agile n'est pas exactement une technique de gestion des tâches, mais plutôt une philosophie ou un ensemble de principes, initialement conçus pour des projets de développement logiciel. Les quatre principales valeurs décrites dans le Manifeste Agile sont:

• Individus et interactions sur les outils et les processus
• Répondre au changement par rapport à la mise en œuvre d'un plan
• Collaboration client sur négociation de contrat
• Logiciel de travail sur une documentation détaillée

Avec Agile, les équipes parcourent les processus de planification, d'exécution et d'évaluation au fur et à mesure. Les tâches du projet sont conçues et ajustées en fonction de la situation, plutôt que d'avoir tout gravé dans le marbre dès le départ comme dans le système Waterfall. Cela rend Agile le mieux adapté aux projets ou objectifs incrémentiels qui ont un niveau plus élevé d'imprévisibilité et de complexité.

3. Gestion des tâches Scrum

Une forme de gestion des tâches Agile, Scrum préconise d'autoriser une petite équipe auto-organisée à définir les rôles et les responsabilités et à hiérarchiser les tâches. Dans Scrum, il existe des itérations de durée fixe appelées sprints qui durent une ou deux semaines, à la fin desquelles l'équipe doit livrer des segments spécifiques du projet et planifier la prochaine itération.

Cette méthode de gestion des tâches offre de la flexibilité et permet à l'équipe d'avoir un aperçu clair de l'état du projet, ce qui lui permet de juger avec précision les obstacles qui peuvent les freiner. Cependant, il y a de fortes chances d'échec si toutes les personnes au sein de l'équipe ne sont pas suffisamment expérimentées, coopératives et engagées dans le travail.

4. Gestion des tâches Kanban

Tout comme Scrum, Kanban se concentre sur les équipes autogérées et les premières versions. Plus léger sur les processus, Kanban est visuel et flexible, n'a pas de rôles prescrits et vise à améliorer les résultats en augmentant la concentration de l'équipe sur les tâches qui comptent vraiment. Le système est idéal pour les petites équipes travaillant dans des contextes où les priorités des tâches peuvent changer souvent - par exemple, les environnements de maintenance ou opérationnels.

Le modèle utilise un tableau Kanban pour représenter les différentes étapes du développement et des cartes Kanban pour représenter les tâches du processus de travail. Dans sa forme la plus simple (illustrée ci-dessus), la structure du tableau comporte trois colonnes:

• Faire
• En cours
• Terminé

Les fiches sont déplacées à travers ces colonnes au fur et à mesure que le travail sur les tâches progresse, brossant un tableau clair du processus de workflow et permettant à tout le monde de voir ce qui va suivre. Cela facilite la redéfinition des priorités, la limitation des travaux en cours, la prévention du blocage et la détection précoce des problèmes.

5. Gestion des tâches GTD

Créée par le consultant en productivité David Allen à peu près au moment où Agile est apparue, GTD (Getting Things Done) a pris d'assaut le monde lors de sa première publication. Il s'agit d'un système de capture d'idées et de gestion des tâches basé sur le principe que "la tête est d'avoir des idées, pas de les garder". La méthode vise à désencombrer l'esprit et à améliorer la productivité en transformant les idées en actions physiques. Voici comment ça fonctionne:

1. Collectez toutes les tâches qui doivent être accomplies à tout moment, en ajoutant plus de tâches à la liste au moment où elles entrent.
2. Clarifiez et organisez les tâches. Ce qui ne peut pas faire l'objet d'une action sera déplacé vers une liste "Corbeille", tandis que ce qui peut être fait en moins de deux minutes devrait être fait immédiatement. Quelles que soient les tâches qui prennent plus de temps, elles seront hiérarchisées et planifiées, et celles qui nécessitent plusieurs actions seront décomposées en morceaux plus petits et plus faciles à gérer.
3. Revoyez souvent. Réserver du temps pour examiner et mettre à jour les listes de tâches au moins une fois par semaine est essentiel à l'efficacité du système.
4. Engagez. Choisissez votre prochaine tâche et passez à l'action. Le système devrait faciliter cela, car les tâches sont classées, hiérarchisées et divisées en petits morceaux faciles à démarrer.

Bien qu'à l'origine destiné à la gestion de tâches individuelles, GTD peut également fonctionner avec succès dans des environnements d'équipe. Il fournira un «langage» commun et un ensemble de principes à toute l'équipe, tout en permettant aux membres de mettre en œuvre ces principes de la manière qui leur convient le mieux.

Quel système de gestion des tâches choisir?

Le choix d'une méthode de gestion des tâches dépend de divers facteurs, de la complexité du travail, de la flexibilité du calendrier et de l'implication des parties prenantes à la taille, la culture et même l'aversion au changement de l'équipe. Habituellement, pour trouver le bon ajustement, les gestionnaires ne prennent pas la décision seuls - ils collaborent avec les membres de l'équipe pour sélectionner l'approche qui apportera le plus d'avantages à tout le monde.

Une chose à retenir ici est que les systèmes de gestion des tâches présentés ci-dessus ne s'excluent pas mutuellement - ils peuvent être mélangés avec succès pour s'adapter aux particularités et aux préférences de chaque équipe. Voici un exemple d'un tel mélange:

• Les principes Agile peuvent être utilisés comme un état d'esprit général pour progresser rapidement.
• GTD peut être appliqué pour définir, organiser et hiérarchiser les tâches.
• Kanban peut être utilisé comme moyen de visualiser et de suivre les tâches.