Arbeitsplan-Vorlage

Egal, ob Sie planen, ein neues Feature in Ihrem Produkt einzuführen oder ein langfristiges Projekt zu managen, Sie brauchen Struktur, Klarheit und Dynamik, um sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt und erfolgreich abgeschlossen wird. Hier ist eine solide Arbeitsplan-Vorlage hilfreich.

Ein gut ausgearbeiteter Zeitleiste für Ihren Arbeitsplan ermöglicht es Ihnen, das große Ganze im Auge zu behalten und gleichzeitig die kleineren Details des Projekts zu verwalten. Darüber hinaus sorgt es für Transparenz für das Team und die Stakeholder, stellt sicher, dass wichtige Aufgaben und Ergebnisse an einem Ort organisiert werden, und verbessert die Projektkommunikation und Zusammenarbeit.

Um Ihnen den Einstieg in die Planung der Aktivitäten Ihres Projekts zu erleichtern, haben wir eine Reihe nützlicher Ressourcen zusammengestellt, darunter:

• eine kurze Anleitung zur Projektarbeitsplanung,
• eine kostenlos herunterladbare und bearbeitbare PowerPoint-Arbeitsplanvorlage,
• sowie einen FAQ-Bereich.

Was ist ein Projektarbeitsplan?

Ein Arbeitsplan ist ein Leitfaden, der die wichtigsten Schritte beschreibt, die erforderlich sind, um Sie und Ihr Team in Richtung der Projektziele zu bewegen. Ein effektives Beispiel für einen Arbeitsplan legt klare Ziele und messbare Ergebnisse fest, die in konkrete Maßnahmen umgesetzt werden können, und diese Maßnahmen (oder Aufgaben) werden auf einer Zeitleiste angeordnet, damit jeder genau weiß, was wann zu tun ist.

Was sind die Bestandteile einer Arbeitsplan-Vorlage?

Woraus Ihr Arbeitsplan besteht, hängt immer von den Besonderheiten Ihres Projekts ab. Wenn Sie sich beispielsweise für ein großes Stipendium bewerben, müssen Sie wahrscheinlich ziemlich viele Details angeben, einschließlich des Budgets, während Sie es für weniger formelle Zwecke oder für die Kommunikation innerhalb des Teams einfacher halten können Klarheit. Aber im Allgemeinen beinhaltet ein typisches Beispiel für einen Arbeitsplan:

• Projektziele;
• Eine klare Zeitleiste Ihres Arbeitsplans mit Schlüsselaufgaben und Meilensteinen;
• Ressourcen.

Darüber hinaus können Sie je nach Bedarf auch ein geschätztes Budget oder eine Reihe von KPIs (Key Performance Indicators) einbeziehen, die verwendet werden, um den Erfolg wichtiger Meilensteine im Verlauf des Projekts zu verfolgen.

Wie erstellt man einen Arbeitsplan?

Sobald Sie die Komponenten einer guten Arbeitsplan-Vorlage kennen, ist es viel einfacher, eine eigene zu erstellen. Hier sind die Schritte, die Sie befolgen sollten, um einen Arbeitsplan zu erstellen:

1. Schreiben Sie die Projektziele auf. Es macht keinen Sinn, herauszufinden, wie Sie ein Projekt abschließen werden, wenn Sie seinen Zweck nicht kennen.
2. Legen Sie die Strategie. Legen Sie die Strategie fest. Legen Sie den allgemeinen Weg zum Erreichen der Projektziele fest und legen Sie messbare Schritte fest.
3. Ressourcen definieren. Überlegen Sie, wen Sie von Ihrem Team oder aus anderen Abteilungen benötigen, bewerten Sie, welche Geräte oder Werkzeuge erforderlich sind, und schätzen Sie auch das Gesamtbudget ab.
4. Legen Sie Aufgaben und Leistungen fest. Nachdem Sie nun die Ziele und Ressourcen festgelegt haben, die zum Erreichen Ihrer Ziele erforderlich sind, teilen Sie das Projekt in kleine, klare Aufgaben und Ergebnisse auf, die von einer einzelnen Person oder einem kleinen Team bearbeitet werden können.
5. Weisen Sie Rollen zu. Legen Sie fest, wer für jede der im vorherigen Schritt definierten Aufgaben verantwortlich ist, und nehmen Sie dies in Ihre Arbeitsplanvorlage auf.
6. Schätzen Sie Zeitrahmen ein und erstellen Sie eine Zeitleiste. Jede Aufgabe sollte mit einem Zeitrahmen und einer Frist versehen sein, damit jeder weiß, wann er seine Aktivitäten abschließen soll. Sie können entweder mit der Schätzung der Aufgabenlänge beginnen, um den Zeitplan Ihres Arbeitsplans zu erstellen und von dort aus den Fertigstellungstag des Projekts zu ermitteln, oder Sie müssen, wenn Sie bereits eine festgelegte Frist für das Projekt haben, rückwärts arbeiten, um dies herauszufinden wie viel Zeit Sie für jede Aufgabe haben (letzteres wird als Workback-Plan bezeichnet).
7. Richten Sie Check-Ins ein. Denken Sie daran, in Ihrem Arbeitsplan die wichtigsten Check-in-Daten anzugeben, an denen das gesamte Team zusammenkommen sollte, um Fortschritte und Hindernisse zu besprechen, und auch an dem Zeitpunkt, an dem andere Stakeholder über Aktualisierungen informiert werden sollten. Dies trägt dazu bei, sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind, und trägt dazu bei, Kommunikationsausfälle zu vermeiden.

Wie erstellt man einen Zeitstrahl für einen Arbeitsplan?

Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine Zeitleiste für Ihre Arbeitsplanvorlage zu erstellen. Sie können dies beispielsweise manuell in einem Ihnen vertrauten Tool wie PowerPoint oder Excel tun. Wenn Sie es gewohnt sind, in Microsoft Project zu arbeiten, kann die Software automatisch einen Zeitstrahl für Ihren Arbeitszeitplan erstellen, aber Sie wissen vielleicht bereits, dass das Layout nicht ganz ideal ist. Die einfachste Lösung wäre die Verwendung eines visuellen Arbeitsplaners oder einer Zeitleistenvorlage wie im obigen Arbeitsplan-Beispiel, die Ihnen hilft, Zeit zu sparen und gleichzeitig eine schöne Grafik zu erstellen, die jeder leicht verstehen kann.

Warum sollten Sie unsere kostenlose Arbeitsplan-Vorlage verwenden?

Die Möglichkeit, den Plan auf einer Zeitleiste wie unserer kostenlosen Arbeitsplanvorlage anzuzeigen, bietet wertvolle Perspektiven, die beim Lesen komplexer Projektdokumente oder beim Anhören einer Strategiebeschreibung nicht möglich sind. Dieses Arbeitsplan-Muster wurde erstellt, um Sie bei der Planung Ihres Projekts zu unterstützen und es Kollegen, Kunden, Lieferanten und Führungskräften zu präsentieren.

Die Arbeitsplanvorlage für PowerPoint kann von jedem verwendet werden, der wichtige Meilensteine und Schlüsselaufgaben in chronologischer Reihenfolge auf einem Zeitstrahl veranschaulichen muss. Sie können die Vorlage verwenden, um eine visuelle Zusammenfassung Ihres Plans zu erstellen, oder Sie können weitere Aufgaben und Meilensteine hinzufügen und ein detaillierteres Diagramm erstellen. Der Musterarbeitsplan ist einfach zu präsentieren und hilft allen Ihren Stakeholdern zu verstehen, wie Ihre Strategie umgesetzt wird, einschließlich der wichtigen Ergebnisse, die auf dem Weg dorthin erbracht werden und in welchem Zeitplan.

So aktualisieren Sie die Arbeitsplan-Vorlage

Die kostenlose Arbeitsplanvorlage wurde als bearbeitbare PowerPoint-Folie erstellt, damit Kollegen mit Microsoft Office gemeinsam an der Planung von Projekten oder Programmen arbeiten können. Benutzer können ihre Daten manuell zu den Platzhaltern der Vorlage hinzufügen oder das Arbeitsplanungstool der Office Timeline für PowerPoint verwenden, um dies automatisch zu tun.

Office Timeline ist ein einfaches, benutzerfreundliches PowerPoint-Add-In für die Projektplanung. Es automatisiert die Erstellung von Projektarbeitsplänen und Workback-Plänen, indem es Meilensteine und Aufgaben auf einer leicht verständlichen Zeitleisten-Folie anordnet. Es funktioniert nahtlos mit PowerPoint, sodass Sie Planungsfunktionen direkt in der vertrauten Anwendung haben.

Sie können die kostenlose Version des Tools verwenden, um schnell eine einfache Arbeitszeitleiste zu erstellen, oder Sie können eine kostenlose Testversion der fortschrittlichsten Edition erhalten, um diese Arbeitsplanvorlage automatisch zu aktualisieren und in wenigen Minuten andere schöne Projektvisualisierungen zu erstellen. Office Timeline lässt sich in Anwendungen wie Microsoft Project und Excel integrieren, sodass Sie Pläne aus vorhandenen Tools problemlos in PowerPoint importieren und sie sofort in beeindruckende Folien umwandeln können.